改編自 Martha Craumer 與 HBR Press《Running Meetings》。

在會議一開始就設定規則，能鼓勵大家投入、也讓對話不脫軌。規則不必僵硬或過於正式，而是一份共享的行為預期，反映時間限制、團體規模與會議目的。

一般性的會議規則#

常見的可採用規則：

• 一次只有一個人發言，不允許插話
• 每位發言設時間上限
• 一時解決不了的議題先擱置
• 限制離題的對話
• 確保每個人的聲音都被聽見

對於定期開會的固定團隊，可以和大家一起共同擬出規則；其他場合則由召集者開場時提出，並徵求與會者同意。

把規則當成「會議會有效率」的訊號#

開場明確宣告以下幾項，能讓大家知道你認真要把會開好：

• 準時開始、準時結束——而且真的做到。
• 邀請所有人積極參與、對新點子開放。
• 同意彼此聆聽、限制插話；身為主持者，要執行這條規則。
• 說清楚決策怎麼產生：是群體決策？徵詢意見？還是宣告已決事項？
• 說清楚對多工與裝置使用的政策。

個別議題也可能需要的特定規則#

• 釐清限制：上層已做的決策、政策或預算限制——讓大家知道哪些選項根本不在桌上。
• 指出最終決策者：尤其當決策者不在會議現場時（例如 CEO 或部門主管），要明白告知。