本章作者:大衛・席爾佛曼(David Silverman),創業者、主管、商業寫作講師,《Typo》作者。
作者提出一個能改變商務人士生活的提案:把預設會議長度從 60 分鐘改成 50 分鐘。
為什麼當代行事曆讓人喘不過氣#
- 上午 11 點就已經遲到。
- 下午 3 點不是被迫取消會議重整步調,就是因為連場開會而落後 100 封 email。
- 不論哪種,都讓某個人——或一群人——卡在原地。
一個沒有緩衝的行事曆,是壓力與不滿的來源。
學生時代我們其實做得到#
- 從小到大,我們都被以 50 分鐘為單位的課表訓練——剛好夠時間趕去下一堂課。
- 學校甚至會用鐘聲提醒老師(也就是「會議主持人」)準時結束。
- 畢業後,鐘聲被換成了 Outlook 那聲惱人的「叮——15 分鐘後下一場會議」,彷彿我們突然會瞬間移動。
怪罪 Outlook 與其他行事曆軟體#
凶手是 Microsoft Outlook 的預設值(IBM Notes、Google Calendar、Apple Calendar 也難辭其咎):預設會議長度是 30、60、90、120 分鐘——完全沒有移動、沉澱、回信、上廁所或喝咖啡的時間。
行動建議#
下一次排會議,試著預設 20 分鐘或 50 分鐘:
- 看你能在這段時間裡完成什麼。
- 看你還能不能準時到下一場。
- 這也許會在你的組織裡掀起一股新風氣。