本章作者:安東尼・蔣(Anthony Tjan),創投公司 Cue Ball 創辦人,《Heart, Smarts, Guts, and Luck》共同作者。
會議經常牽涉多重目標,但只要把「目的」說清楚,與會者就能準備得更好、貢獻得更有效。
撇開純粹建立關係的場合,任何商務會議只有三種功能性目的:
- 資訊同步(Inform):讓大家對某些事跟上進度。
- 意見徵詢(Seek input):向大家尋求輸入。
- 批准請示(Ask for approval):請求對未決議題的同意。
把這三類當成會議的篩選器#
- 判斷自己為何要開會:若理由不能對應到三者其一,這場會議就值得重新考慮。
- 重審議程:把每個議題逐一檢視——它屬於告知、徵詢,還是批准?
- 向參與者說清楚:開場時直接告訴大家。
用三句話框住整場會議#
嘗試這樣描述會議目標:
- 「我要讓大家了解這兩件事的進度。」
- 「我需要你們對這個項目給我意見。」
- 「我希望大家批准這幾個未決議題。」
簡單的三類規則,就能從每位參與者的視角清楚框定整場會議。