本章作者：羅傑・舒瓦茲（Roger Schwarz），組織心理學家，《Smart Leaders, Smarter Teams》作者。
議程範例與空白模板可參考附錄 B。
一份好議程能在會議開始之前就把預期說清楚，讓成員提前準備、合理分配時間，會議一開始就立刻聚焦在同一個主題上，並讓大家知道何時可以收尾。當會議出現問題時，設計良好的議程也能幫團隊立即處理。
無論你的會議是 1 小時還是 3 天、5 個人還是 40 個人，下列原則都適用。
議程設計的九個原則#
1. 向團隊蒐集議題輸入#
希望團隊投入會議，議程就要反映他們的需求。
- 邀請成員提案議題，並說明為何需要在團隊場合處理。
- 若最終決定不納入，要對提案者說明原因。
2. 只挑與「整個團隊」相關的議題#
團隊會議時間昂貴又難排，主要應討論「影響整個團隊、且需要整個團隊解決」的議題。
- 互依度高的協作議題：例如共享資源如何分配、回應時間如何縮短。
- 各方資訊與需求不一致的議題。
若大多數時間都不在談互依議題，成員會逐漸失去動力，最後乾脆不出席。
3. 把議題寫成「需要回答的問題」#
多數議程只寫成短語，例如「辦公空間重新分配」——讓人不確定到底要討論什麼。
- 改寫成問題：「在什麼條件下，我們才應該重新分配辦公空間？」
- 問題能讓成員預先準備，也讓討論方向有對照標準。
- 任何人覺得發言離題時，可以說：「我看不出你的發言和我們要回答的問題有什麼關聯，可以幫我連起來嗎？」
- 問題被回答了，討論就自然結束。
4. 註明每個議題的目的：分享、徵詢、或決策#
讓成員預先知道自己該「聽」、「給意見」、還是「參與決策」。
- 若大家以為要參與決策、結果你只是想徵詢，會讓人挫折。
- 單純更新最好會前用文件分發，會中只留少量時間答疑。
- 若要做決定，先說清楚決策規則。例如：「如果可以，我希望這題以共識決定。如果一小時內仍無共識，我保留依大家的討論做出決定的權利，並會說明我的理由。」（更多群體決策方式見第 12 章）
5. 為每個議題估出實際的時間#
這件事有兩個用處。
- 逼你做算術：包括介紹題目、回答問題、化解分歧、產出方案、確認後續行動的時間。領導者通常嚴重低估。
10 個人開會、給 10 分鐘決定一個重大議題——等於每人講完 1 分鐘後就必須立刻拍板。
- 讓成員調整發言的密度，或主動提議多留一點時間。
- 估時的目的不是「時間到就硬切」（那只會造成糟糕決策與挫折感），而是讓團隊越來越擅長分配時間。
6. 為每個議題提出處理流程#
定義清楚的流程，能說明團隊要走哪幾步才能完成討論或決策。
若沒先約定流程，每個人會用自己腦中的流程參與——有人在定義問題、有人還在懷疑題目為何在議程上、又有人已經在評估方案。
把流程寫進議程，會中宣告並徵求同意。例如：
- 10 分鐘攤開所有相關資訊
- 10 分鐘確認需要的假設
- 10 分鐘確認方案要滿足的利益（interests）
- 15 分鐘共同擬出解法
- 「對流程有任何修正建議嗎？」
7. 明確指示成員如何準備#
提前足夠的時間發送議程，讓團隊能讀完背景資料、對每題形成初步想法。
8. 註明每個議題的負責人#
不必都由會議主席帶討論——可由提供脈絡、解釋資料或負責該領域的成員領銜。寫在議程旁，確保負責人知道、也準備好了。
9. 第一個議題永遠是：「檢視並調整今天的議程」#
即便議程已事先共同擬定，也花一分鐘確認是否需要因突發狀況調整。
作者曾與一個高層團隊開會，CEO 在這個環節說：「我剛跟董事會宣布我打算辭職，今天的議程恐怕得大幅調整。」雖然不是每次都這麼戲劇性，但這個動作大幅提升會議使用時間的有效程度。
結尾：用 Plus/Delta 進行小檢討#
對於定期開的會議，會末花 5–10 分鐘問兩個問題，就是最簡單的持續改善機制：
- +（Plus）：我們做得好的有哪些？
- Δ（Delta）：下次會議想做哪些不同？
可參考的檢討提問：
- 議程是否提早發送、讓大家有時間準備？
- 成員的準備程度如何？
- 各議題的時間估得準嗎？
- 決策與討論的時間配置合理嗎？
- 大家有沒有偏離主題？離題時是否有人指出？
- 各議題的流程是否有效？
下次會議開頭回顧上次的 Plus/Delta 結果，才能讓改進真的落地。