本章作者：伊麗莎白・葛瑞絲・桑德斯（Elizabeth Grace Saunders），時間管理教練，《How to Invest Your Time Like Money》作者。

「我們來開個會吧」幾乎成了所有商業問題的萬能解答：不確定下一步？開會。有些想法要分享？開會。卡住推不動？再開個會。

開會在許多時候確實是對的選擇，但並非永遠如此。本章提供一套四問檢核流程，幫你快速判斷「這場會議到底該不該開」。

四個層層遞進的問題#

1. 我自己想清楚了嗎？#

當你對專案沒有頭緒時，召集會議很容易讓人「感覺有在進度」，但這通常是錯覺。

• 除非會議目的本身就是「梳理專案架構」，否則應先自己做策略思考。
• 評估專案範疇、現況與里程碑，先擬出行動方案。
• 思考完之後，再決定是否需要藉會議推進。

把「自己先想一輪」當成召集會議前的預設步驟，能省下大量他人時間。

2. 我需要外部輸入才能前進嗎？#

• 如果你已經知道該做什麼，那就更新待辦清單、動手做，不要開會。
• 如果你需要他人回答問題、給出回饋才能放心動工，再進入下一題。

3. 推進這件事需要即時對話嗎？#

• 若只是希望別人對你的書面計畫或文件給意見，email 通常更有效率。
• 大家可以各自閱讀、回覆，省去現場乾等對方看完文件的尷尬。
• 若確實需要即時來回對話，再評估該選哪種溝通管道。

4. 一定要面對面嗎？#

當需要雙向對話、但不一定要見面時，還有許多選項：

• 即時通訊：適合快速問答。
• 電話或視訊：適合較深入的討論，省下進出會議室的時間，對方遲到時你也還能繼續工作。

結論：通過四關才開會#

唯有四個問題的答案都指向「需要面對面」時，才正式排會議。確定要開時，請事先想清楚：

• 會議意圖（intent）
• 期望達成的成果（desired outcomes）
• 該預先發送或閱讀的材料

掌握這套決策流程，你能大幅減少參加的會議數量，同時把時間還給真正需要被完成的工作。