本章涵蓋三項 Co-Pilot 任務：會議管理、目標設定與表達、任務規劃與彙報。團隊經常在這類行政但必要的任務上花掉大量時間——把它們交給 gen AI，可以為團隊解放出時間給更有價值的活動。

會議管理#

會議是團隊推進工作的關鍵，但常常成效不彰：議程不清、準備不足、會後協調不夠。整合進你協作 app 的 gen AI（如 Teams 中的 Microsoft Copilot、Google Meet 中的 Gemini）能在會前、會中、會後協助你。

案例：管理週期性團隊同步會 阿倫（Arun）是科技公司產品經理，原本要花一小時整理大家的更新、過去筆記、相關文件來擬議程。他改用 gen AI Co-Pilot：

• 請 gen AI 依過去會議筆記與最近 email 串，草擬 60 分鐘的議程，討論最新產品路線圖與新功能優先順序。
• 微調議程順序、加幾項。
• 會議開始時，請 gen AI 做筆記。
• 會議結束，gen AI 產出含關鍵收穫與待辦事項的摘要；阿倫檢查後 email 給所有與會者。

會前#

• 草擬 60 分鐘議程，依筆記、email 串自動生成。
• 為共讀文件做摘要、並附上「讀完該能回答的三個問題」。

• 請 gen AI 為與[同事]討論[主題]建議 2–3 個好問題。
• 請 gen AI 為[主題]工作坊製作 120 分鐘議程，使用四欄表格：議程點、標題、要回答的問題、所需時間。
• 在現有議程加入[主題]的新項目，並以[特定議題]作結。

gen AI 協助你選擇會議中的角色 經理人常陷入熟悉的會議角色——「該扮演的」或「過去做過的」——這會強化團隊既定動態，降低會議效益。從議程出發，請 gen AI 協助你選擇與設計角色。

• 催化者（Catalyst）：請 gen AI 建議如何刺激討論與新思維（分享故事、使用類比）。
• 挑戰者（Challenger）：請 gen AI 協助你以資料與證據挑戰主論述的邏輯與一致性，列出你想被回答的問題。
• 召集者（Convener）：請 gen AI 建議怎麼鼓勵內向同仁發聲，並提供範例語言或語音示範。

會中#

請 gen AI 做筆記、轉錄討論、追蹤誰說了什麼、即時產出摘要——讓原本要做筆記的人能更有意義地參與。也可以請 gen AI：

• 用橫向思考挑戰：「請大膽給我們三個顛覆性想法。」
• 以不同觀點切入：「點出可能的歧見領域。」
• 找佐證資料：「搜尋支持此論點的數據。」

觀察團隊投入度

• 目前各參與者的發言時間平衡嗎？
• 還有誰沒分享過觀點？
• 我可以問哪些問題讓沒講話的人加入？
• 對話卡住，我可以問哪兩個問題重啟？
• 結束前，是否還有議題未被充分討論？

會後#

• 產出含待辦事項與截止日的摘要；可為高階主管做一頁 memo。
• 兩次會議之間，協助追蹤任務進展、為下一場推薦主題與與會者。
• 列出尚未回答的問題或需要追討的議題。

個人領導力反思

• 「我是不是占了超過三分之二的發言時間？」
• 「我有沒有鼓勵團員提出顧慮與議題？」

接著請 gen AI 教你具體的主動傾聽（active listening）技巧、或如何確保每個人都有發言機會。

目標設定與表達#

協助團隊設定有效目標是經理人的核心工作。Gen AI 熟悉常見的目標設定框架——OKR（objectives and key results）、SMART、FAST——能協助定義、結構化、表達目標。

• 理解並選擇正確框架：請 gen AI 解釋 OKR、SMART、FAST 的差異與範例，再選擇最適合你團隊的。
• 與公司目標對齊：請 gen AI 改寫目標讓它直接支援公司策略；分析團隊目標與公司整體策略的連結。
• 拆解任務：依筆記詳述目標、拆成三個子目標，並為每項任務寫清楚不致歧義的描述。
• 檢查表達是否合格：依所選框架檢查目標是否合格（注意：AI 只能判斷「結構是否正確」，無法判斷「是不是對的目標」）。
• 找對指標：每個目標推薦四個指標——兩個質化、兩個量化；標出指標間的相依關係，並把指標翻成可量測的公式。

Gen AI 無法判斷「這是不是對的目標」——只能判斷「目標是否被結構化得正確」。實質性的目標設定仍是你的責任。

任務規劃與彙報#

許多專案規劃與彙報都是重複而繁瑣的活動。Gen AI 作為 Co-Pilot 可協助：

計畫建立#

請 gen AI 依專案描述與高層計畫組織與結構化團隊工作：「列出專案任務並各自拆成 3 個子任務，建議哪一項應先做。」

• 檢視時間表上每個任務的順序邏輯：「每個任務是不是依專案推進的合理順序排列？」
• 與里程碑對齊：「有沒有任務的位置與關鍵里程碑不符？」
• 任務相依：「任務之間有沒有相依或交集？請說明。」

計畫視覺化#

請 gen AI 為計畫產生視覺化呈現，包括關鍵里程碑與任務間關係。

為[行銷活動]製作甘特圖（Gantt chart），明確指定：市場分析（3 週）、活動設計（指定）、內容製作（指定）、活動上線、成效分析（指定）。

專案狀態彙報#

請 gen AI 依財務、資源、所需努力、進度等資料，草擬內外部使用的彙報，並加入視覺元素。

AI 產出的彙報未必準確反映專案狀態——你或團隊成員必須在發出前徹底審視。

• 為[專案]依最新狀態彙報摘要更新與待辦事項。
• 建立追蹤專案議題的範本，含描述、狀態、負責人、解決行動。
• 標出彙報中缺乏理由或佐證、需要更多說明的部分，並建議改進。
• 為[利害關係人]草擬一封 email，升級[關鍵議題]，說明影響與建議解方。

重點整理#

對於團隊運作支援，gen AI Co-Pilot 可協助你與團隊：

• 改善會前、會中、會後的會議方式。
• 有效定義並表達團隊目標，讓成員理解職責與預期成果。
• 為不同對象建立專案計畫並彙報狀態。