本章涵蓋兩項自我管理的 Co-Pilot 任務：文字寫作與投影片製作。當你監督流程、提供正確輸入與修訂時，gen AI 能更快交出更高品質的內容。
文字寫作#
無論是給客戶的提案、給高層的備忘錄、還是給利害關係人的報告，書面溝通是經理人每日必修。Gen AI 作為 Co-Pilot 可以分析、校對你的文字，並提供結構、清晰度、語氣、簡潔度與聽眾投入感的即時建議。
從點子到結構#
從草稿到細部結構的四步流程
- Context（上下文）：說明用途、格式、目標聽眾。分享你的筆記，沒有筆記就盡可能具體列出初步想法。
- Organize（組織）：請 gen AI 把你的想法整理成條列式大綱。
- Articulate（闡述）：請 gen AI 為每一段發展兩三句話，並建議其他可考慮的元素。
- Validate（驗證）：審視提議大綱，要求修訂或修正。
寫好第一版#
請 gen AI 把大綱擴展成完整文字，或在從零開始時克服「白紙症候群」。提供範例或具體句子能讓它產出更貼合的文字，例如：
- 「依我提供的筆記為[客戶]草擬一份新的商業提案，提案結構與專業語氣參考我之前寫給同一客戶的提案[檔案]。」
- 「請改寫這句話，並給我三個替代版本。」
- 請 gen AI 給出具體例子，協助你改寫文件以通過領導階層審查。
- 把這兩句替換為更精煉、更引人入勝的開場。
不被人一眼看出「是 AI 寫的」#
Gen AI 應該是強化你的創作流程，而非取代它。你應該也想避免同事、客戶問：「這是 gen AI 寫的吧？」
- 宣告風格：分享你過去的寫作節錄，描述你獨有的風格。
- 加入個人觀察：放進真實案例、個人軼事、獨特觀點；適時的幽默能拉近與聽眾的連結。
- 替換過於誇張的 gen AI 詞彙：移除你不會自然使用的詞，避免冗長浮誇的句構。
- 找人回饋：重要文件先讓同事看一下，確認語氣是否真誠。
校準語氣與聽眾#
請 gen AI 檢查文中語氣是否與訊息或聽眾特性不一致，並給出形式（正式、非正式、說服性、資訊性）建議。
- 請 gen AI 檢查特定段落的語氣不一致處。
- 請 gen AI 給五個變體，把這段改成非正式、友善的版本。
- 請 gen AI 為[特定同事]寫一段建設性回饋，目標是改善未來合作，重點在[改善領域]。
- 請 gen AI 把你的文字簡化為對該主題不熟悉的聽眾也能理解的版本。
修訂與編輯#
Gen AI 不只抓錯字，還能：
- 「找出敘事偏離核心訊息的部分，刪除多餘細節，把不清楚的概念講清楚。」
- 把段落改寫得更精煉。
- 把文字編輯得更專業。
寫作時切記人在迴圈中的監督。Gen AI 可能產生不準確、有偏誤、不符脈絡的內容；它的自信語氣容易讓人陷入「信任陷阱」。手動檢查並修正是必要動作。
投影片製作#
簡報是經理人最常見的溝通形式之一，做出有效的投影片往往比寫出有效的報告更難。當 gen AI 嵌入你的簡報軟體，它能：
- 設計故事板（storyboard）並生成投影片。
- 套用特定版型與公司範本（template）。
- 加入視覺元素與講者備註。
- 把長文件、音訊或影片摘要轉成簡報。
提示範例#
- 「把這份 FAQ 文件轉成 10 張的精煉新員工簡報。」
- 「依會議筆記為新產品發表生成投影片。」
- 「以最新資料更新這份簡報，但維持原始長度與結構。」
案例：在壓力下準備投影片 生技新創創新總監凱特（Kate）原本計畫整個下午準備隔天的客戶會議簡報，結果客戶提前到一小時後。她直接打開 gen AI 嵌入的簡報 app，貼上筆記，指定會議目標、聽眾、核心訊息，並要求套用公司範本，幾分鐘就拿到 10 張的第一版草稿；剩下的時間她做微調、加入個人風格、並排練了一遍。
投影片製作的六步上手#
- Input（輸入）：請 gen AI 為某主題產出簡報；指定要從零開始或基於既有文件。
- Look and feel（風格）：給予指示，例如使用公司範本。
- Sequence（順序）：確保「一張投影片一個概念」；不滿意可手動重排。
- Review（檢查）：細讀產出內容、修正錯誤或不適當的部分。
- Add visuals（加入視覺）：請 gen AI 建議合適的圖示、心智圖或圖表；別停在第一版，要求多種選項再挑選。
- Add multimedia（加入多媒體）：互動式投影片混合文字、影像、影片以強化投入感。
- Add speaking notes（加入講稿）：請 gen AI 為你寫講者備註，建議何時加入情緒張力——例如以聽眾能共鳴的故事開場、以強力呼籲收尾。
簡報能更快、更好做出來，但別誤以為按一下就完事。要小心盲從陷阱——你的簡報需要與眾不同。仔細檢視所有 AI 產出的投影片，並務必加上個人風格。
重點整理#
作為內容產出的 Co-Pilot，gen AI 可以協助你：
- 改善商業書寫，從校對既有文件到從零產出新草稿。
- 從零或從既有文件、音訊、影片建立投影片。