本章涵蓋三項自我管理的 Co-Pilot 任務：Email 管理、時間管理、摘要化。把這些勞力密集的任務外包給 gen AI，能釋放心力給更有意義的工作，提升動機與生產力。
Email 管理#
Email 是不可或缺的溝通工具，但也常變成管理上的泥沼——冗長串接的回覆、轉寄、引用，讓人需要在資訊過載中艱難辨識重點，誘發決策疲勞與失誤。
整合進你 email 帳號的 gen AI（例如 Gmail 中的 Google Gemini、Outlook 中的 Microsoft Copilot）能：
- 掃描整串對話、抓重點、在頂端產生帶引用編號的摘要。
- 草擬新郵件或回覆，依不同語氣與風格切換。
- 提升訊息的清楚度與簡潔度。
改善 email 的提示範例#
你可以對 gen AI 下達這些指令：
- 「縮短句子、刪除冗餘資訊，但保留核心訊息。」
- 「簡化可能讓人困惑的技術術語。」
- 「把可能被誤解或模糊的部分講清楚。」
- 「重寫成更直接、更有力的行動呼籲（call to action）。」
- 「偵測潛在的無意識偏見，確保訊息保持尊重。」
- 「確保論述邏輯流暢，段落間的轉折自然。」
- 「補上論證中可能讓收件人困惑的缺口。」
案例：把 Email 寫成 email 教練 大型科技公司的中階主管法蘭克（Franck）長期收到回饋——他的 email 充滿縮寫與專業術語、結構混亂、難以閱讀。他開始把第一版草稿丟給 gen AI 分析可讀性、推薦更平易的用詞、改寫得更精煉，並請 gen AI 站在「財務部同事」的觀點檢視訊息。久而久之，gen AI 成為他的 email 教練，協助他在複雜郵件中釐清思路、寫出抓眼球的主旨，用更簡單的方式解釋技術概念。
時間管理#
身為經理人，繁重工作量需要有效排序，但中斷與意外又不斷打斷節奏。整合進你 email 與協作 app 的 gen AI（例如 Teams 中的 Microsoft Copilot、Google Meet 中的 Gemini）可以從多個面向協助你：
一週概覽#
- 「我接下來三天有什麼安排？給我詳細清單。」
- 把行程依「個人任務、一對一會議、深度工作、工作坊、活動、自我時間」分類整理。
- 請 gen AI 把本週會議依[指定類別]做成表格。
- 上傳本週待辦清單，請 gen AI 依你標註的緊急度與重要度排序與摘要。
- 請 gen AI 掃描 email 中標為「Urgent」的會議邀請，依截止日列出。
任務優先排序#
依待辦清單與已排定行程提建議。例如：「就季度業務檢視（quarterly business review）的收尾，請依過去 email 往來建議我應該與[指定對象]安排哪些對齊會議。」Gen AI 也能依任務優先順序動態建議行程調整。
為下一場會議做準備#
- 列出在過去會議或 email 中你承諾的行動項目，並依你提供的議程說明你在這場會議裡的角色。
- 依[指定文件]產生 5 個你將在工作坊中要討論的新產品功能要點。
代你出席#
請 gen AI 摘要你錯過的虛擬會議內容（語音或視訊錄影）：
- 「如果與會者分享了文件，能不能簡述內容？」
- 「會議中是否有指派給我的下一步或截止日？」
- 「找出我需要追蹤的[特定主題]相關問題或討論。」
摘要化#
經理人每天面對排山倒海的資訊——email、簡報、長報告。Gen AI 能彈性處理多種輸入，並產出不同格式的摘要：表格、條列、行政摘要（executive summary）、短備忘錄。
- 快速消化長文件：30 頁文件、半小時內就要看完？請 gen AI 摘要並列出重點，附上對應段落或頁碼的引用。
- 產生講座摘要：「為這份報告寫一段[活動]的講座摘要，標出主要發現，不超過四段。」
- 比對兩篇文章：「請比較文本 A 與文本 B 在同一主題上的異同。」
進階技巧：Chain of Density（密度鏈）#
對於冗長複雜的文件，可採用 Chain of Density——透過反覆迭代產出一系列摘要，每一版都加入前一版未涵蓋的關鍵細節，但長度保持不變，內容因此愈來愈精煉密實。
示範：中階主管胡安（Juan）需要摘要一份冗長的銷售業績報告。
- Prompt 1（基本摘要）：「請以不超過四句話精煉摘要本季銷售報告的關鍵點，聚焦整體表現。」
- Prompt 2（更密實版本）：「請寫一個與前版同等長度、但加入前版遺漏關鍵資訊的更密實摘要。長度不變，避免冗詞。」（重複幾次，逐步加密。）
套用此技巧時，務必明確指定：
- 摘要長度（例如句數）
- 資訊深度（從廣泛概覽逐步加入細節）
- 準確度（要求 gen AI 只用報告中的事實內容）
注意各模型的輸入長度限制；長文件可分段送進去或上傳檔案。
Co-Pilot 的責任：始終驗證#
AI 生成的內容可能不準確、誤導，甚至完全虛構。保留某種程度的人為監督是你的責任，特別是面對複雜或敏感的溝通。
檢查 AI 摘要與簡報時可問自己（也可以反問 gen AI）：
- 摘要的語氣對目標聽眾與目的是否合適？
- 是否有可能被誤解或誤讀的字詞？
- 內容是否敏感地考量文化與脈絡細節？
- 內容是否無意間助長刻板印象或有害敘事？
重點整理#
作為個人生產力的賦能者，gen AI Co-Pilot 可以協助你：
- 分類、起草、整理 email。
- 更有效率地管理時間與行程。
- 摘要文件或簡報。