很多主管會為每位員工的表現建立一個檔案（電子或紙本），整年持續更新——到了年度考核時，工作就已經做完一大半，不必憑記憶硬擠或只看最近的事件。

員工績效紀錄涉及法律考量（解雇、申訴、勞資糾紛等）。請與公司 HR 或法務部門確認；若公司沒有這類資源，請諮詢勞動法專業律師。員工開始表現下滑、或可能要解雇時，這個建議特別重要。

紀錄員工檔案的原則#

1. 寫日期＋具體事件#

「Jane 開始在每週與行銷部門的會議前送出詳細的會議議程，讓所有人有時間預先準備並調整。團隊因此能在短時間內 cover 大量主題。」

2. 守事實、不做評斷#

• ✅ 行為：「Joe 的後續 e-mail 行銷活動讓銷售提升 10%」
• ❌ 評斷：「Mary 不會管理她的時間」

3. 趁熱記下#

只要可能，在你給對方回饋的同一天就把它記下來，趁印象還清楚。

4. 留好正面證據#

保留所有突顯員工成就的e-mail、便條、他人讚美——不論是你自己注意到的、還是別人轉述的。

5. 績效問題：寫下「下一步」#

對於績效問題，要記錄：

• 問題本身
• 下一步：時間表、行動項目、需要的訓練、具體目標、預期結果

6. 跨來源徵詢回饋#

定期跟直屬部屬、客戶、供應商、同儕等能評估員工表現的人 check-in（e-mail 或面談）：

• 請他們對員工的特質或行為給回饋
• 要求具體例子支持他們的觀察
• 記錄這些回饋並歸檔

7. 請員工定期非正式回報#

請員工定期送來簡短的進度報告，說明工作如何推進、有什麼擔憂或問題：

• 讓你提早察覺成形中的問題
• 也讓你知道員工接下來的計畫

平日做好這些紀錄，年度考核時你只需回顧並找出共同主題——不必抓破腦袋回想亮點，也不會只憑「最近三個月」的印象來下判斷。