作者：伊麗莎白・葛蕾絲・桑德斯（Elizabeth Grace Saunders）

「越多越好」是危險的假設#

每多承諾一件事，你承諾的不只是「做這件事」，還有：

• 記得要做它
• 處理連帶的行政負擔
• 在時間限制內完成

全盤接收每個請求的下場：你花更多時間在管理工作，而不是真正沉浸在最重要、最讓你滿足的事情上。

高價值貢獻者的不同做法#

為組織創造最多價值的人，做法不一樣：

• 對「真正能產出成果的工作」有極致清楚的判斷
• 新事情冒出來時，先停下來，根據既有的優先順序評估，再說「好」

這不是不合作或不幫忙，而是清楚意識到：新活動本質上就是對你時間資源的請求。處理不當，就是對最重要優先事項的執行品質構成風險。

數學很簡單：

• 多一個專案，時間就被切得更碎，每件事能投入的時間都更少
• 減少責任數量 → 每件事能投入更多時間
• 同樣原則適用於部門和公司層級——少承諾一些新專案、新產品、甚至新客戶，整個團隊才有產出突破性成果的能量

五個避免超載的步驟#

1. 創造一個「暫停」#

只要可能，避免當場答應新承諾。放慢決策節奏，讓自己有空間做合理選擇。

具體做法：

• 先問釐清問題：「聽起來很有意思，你心目中是什麼樣子？」確認主題、形式、正式程度，估算需要的準備工作量
• 要時間思考：「我需要時間檢視目前的承諾，明天回覆你可以嗎？」人們希望自己看起來「合理」，通常會答應
• email 對話可直接拖一下，不必特別請求延期

2. 越早說「不」越好#

如果你立刻知道自己沒能力承擔，馬上拒絕：

• 等越久越難拒絕
• 對方收到拒絕時也越生氣
• 一句「這聽起來很棒，但我目前已經滿了」就足夠

3. 把專案完整想過一遍#

如果想接這個專案，先想清楚要做的事。

例如要做一場簡報，可能包含：

• 跟關鍵利害關係人對談
• 做研究
• 做投影片
• 排練

把已知步驟列出來，並對每一步粗略估時。專案越大，可能涉及的承諾越廣、越不清楚——更需要先攤開來。

4. 檢視你的行事曆#

想清楚要做什麼後，去看行事曆有沒有空檔。如果沒空，三個選項：

• 直接拒絕：行事曆滿了，無法承擔新任務
• 重新談判現有承諾：評估「接下這個是否值得放下／延後別的」
• 跟主管確認：「我被請去做 XYZ 簡報，意思是 ABC 專案會少花一些時間。要調整優先順序，還是這場簡報我不接？」

別小看會議之間的 30 分鐘空檔——四個 30 分鐘加起來就是一天的 25%。每天開始時花幾分鐘標出空檔，把要完成的小任務排進去（費用報告、簡報大綱等），下班前回頭檢查。這些零碎時間特別適合需要回頭沉澱的工作（如寫作、創意），因為幾天的距離反而能讓你看出更好的視角。

5. 調整你的承諾#

如果新事情會影響其他專案，主動讓相關人知道：

• 他們可能會選擇別讓某件事變成優先
• 跟主管和目標對齊後，你做的就是對的選擇
• 越早讓人知道，他們越不會生氣
• 也讓你有機會一起重新訂時程或委派給有空的人

把承諾排進行事曆#

確認承諾後，把它排進行事曆。這樣你就知道有實際時間和空間做這件事。

當你不再要從會議和 email 之間擠出 20、30 分鐘來推進重要工作，你能：

• 給自己整段小時甚至整天沉浸於卓越
• 真正完成有價值的工作
• 享受過程