作者：朱利安・伯金肖（Julian Birkinshaw）、喬丹・柯恩（Jordan Cohen）

一個讓人尷尬的研究發現#

每個人都想要「一天再多幾個小時」，但這當然不可能。問題是——

你能不能釋出一天工作中高達 20% 的時間，去專注在真正重要的事情上？

作者花了三年研究知識工作者（knowledge worker）的生產力，得到一個簡單但讓人不太舒服的結論：

• 知識工作者平均花了 41% 的時間在「自由裁量任務」（discretionary activities）上——這些事情自己做起來沒成就感，也完全可以交給別人做
• 但人們依然死抓著這些任務不放

為什麼這麼難放手#

人會緊抓低價值工作，原因不只一個：

• 看起來忙才像在做事：「我希望看起來很忙、很有生產力——公司重視團隊合作」
• 微小進度讓人愉悅：研究指出，做完任何任務（即使不重要）都會帶來投入感與滿足感
• 會議是社交場合：被嫌棄的會議其實提供了與同事連結的機會
• 承諾的網太密：擔心停下某些工作會讓同事或老闆失望

組織因素同樣助長這個現象：

• 過去十年的成本削減讓員工被迫處理低價值工作（例如自己訂機票）
• 法規與管控收緊，讓資深員工不敢把工作交給經驗較淺的同事
• 「我的團隊人手不足、技能不夠，所以我的行事曆是場惡夢」一位受訪者說

解法：自我引導的 Start/Stop/Continue#

作者讓 15 位高階主管實作一套微型介入流程，平均每週省下：

• 桌面工作（desk work）：6 小時
• 會議時間：2 小時

合計約一週一整天。其中一位斯堪地那維亞保險公司 If 的經理 Lotta Laitinen 砍掉會議與行政事務後，把時間用來支援團隊，三週內銷售成長 5%。

整套流程分五步：

1. 找出低價值任務#

把昨天或前天做過的所有事情，以 30 或 60 分鐘為單位列出來。對每件事問四個問題（這是判斷是否「對你或公司重要、且容易丟掉、委派或外包」的核心）。

研究顯示，至少有四分之一的活動會掉進「不重要又容易丟」的範圍——目標是每週找出最多 10 小時。

2. 決定丟掉、委派、還是重新設計#

把低價值任務分成三類：

• 快速擊殺（quick kills）：現在就停掉、沒有負面後果
• 可以丟出去（off-load opportunities）：稍微花點力氣就能委派
• 長期重新設計（long-term redesign）：需要重構或大改的工作

「我退一步問自己：這件事我該做嗎？我的下屬能做嗎？他能勝任嗎？」——BNP Paribas 經理 Johann Barchechath

3. 把任務丟出去#

委派是最難、也最有回報的步驟：

• 一開始會擔心交辦的事是不是有人在做
• 高估下屬的能力、需要多次「催、推、追蹤」
• 但時機一抓對，下屬反而會感謝有更多參與機會

研究中，受試者把 2% 到 20% 的工作委派出去，自己和團隊的生產力都沒有下滑。

4. 重新分配省下的時間#

省下時間後最大的陷阱是：收件匣一清空，自己又被臨時救火吞沒。

要主動規劃：

• 寫下「我應該做但一直沒做」的兩、三件事
• 用日誌記錄自己是否真的把時間花在這些事上

研究中超過一半的人成功把時間用來做更有價值的工作。Laitinen 把空出來的時間用來旁聽客戶電話、觀察頂尖業務、一對一輔導員工——成果是業績成長 5%，且增幅最大的是原本表現低於平均的成員。

5. 把計畫公開承諾#

雖然整個流程是自我主導的，但告訴別人至關重要：

• 對老闆、同事或導師說明你打算停做哪些事、為什麼
• 約定幾週後一起檢視成果

沒有這一步，很容易又滑回舊習慣。光是「對另一個人開口承諾」就能大幅提高執行率。

一個重要的提醒#

你不需要重新設計組織、重組流程，或改造商業模式——

你只需要問對問題、然後依答案行動。畢竟，作為一個知識工作者，運用判斷力本來就是你被雇用的理由。