成年人使用筆記本的目的是「捨棄」#

從學生變成職場人士後，就像脫下校服換上西裝一樣，筆記本也必須升級到「商務規格」。常有大學生或剛進職場的新人問我：「學生時期的筆記本和工作後要用的筆記本，難道不一樣嗎？」我的回答很明確：當然不一樣。

• 學生時期的筆記本是為了「累積知識」。
• 步入社會後的「工作筆記本」恰恰相反，是為了「捨棄」。

工作要求我們做的，不是收集更多資訊，而是導出「一個結論」。而導出結論靠的是「捨棄」的能力。

職場要面對的資訊量非常龐大——公司的資訊、競爭對手的資訊，還有社會與世界局勢的資訊，而這一切都受到預算、交期等條件的約束。從這些龐雜資訊中迅速挑出與結果相關的重點、加以整理並導出結論，正是商務工作的基本任務。

商務人士的筆記本，被期望實現的最大功能就是選出應該「捨棄」的資訊。

工作筆記本，是為了「捨棄」而存在的。

而培養「捨棄力」的最佳場所，就是筆記本本身。用方格筆記本的三分法記筆記，能有效整理眼前撲面而來的資訊與腦中湧現的雜念，導出一個結論。

不過，會的人不是一開始就會用這種「勇於捨棄的筆記本」。就像肌肉需要每天鍛鍊，筆記技巧的掌握也需要每天按照「記筆記 → 捨棄 → 導出一個結論」的步驟反覆練習。只要從第一步做起就好。

「代謝不良的筆記本」害人毫無起色#

去書店時，我常看到談「筆記術」的雜誌與書籍，其中常出現這類說法：

• 「一開始不用為了整理而記筆記。」
• 「只要簡單記一下就好。」
• 「想怎麼記就怎麼記。」

進入社會後，許多人對記筆記的熱情大幅提升，卻遲遲得不到理想效果，忍不住問自己：「到底哪裡出了問題？」我要提醒的是——這些甜言蜜語往往是危險的陷阱。

大多數人沒機會看到外資顧問等優秀人士的筆記本，所以才會說出「不整理也 OK」「隨便記一下就好」這類話。其實我也曾是其中一員。二十歲出頭時，我同樣掉進「不用整理、想怎麼寫就怎麼寫」的陷阱，剛上班的頭幾年，只換來一堆這也記、那也記的「代謝不良筆記本」。

「這也記、那也記」「先記下再說」「說不定以後會用到」——這三句話都是筆記本的禁語。

「捨棄」的反義詞就是「代謝不良」。「代謝不良」原是「代謝症候群」的縮略語，指多餘皮下脂肪堆積的身體狀態，是成年人疾病的溫床。而「代謝不良筆記本」，就是不分有用無用、什麼都往上寫、不做整理的典型例子——就像肥胖是無用脂肪堆積造成的，代謝不良筆記本也是無用內容堆積造成的。

要判斷自己的筆記本是否「代謝不良」，只需打開它，看看能否一眼找出「論點與結論」等重點。如果這也記、那也記，不知不覺中結論與論點就會變得模糊，什麼該捨棄、什麼該留下也難以分辨。以這種心態記下的資訊，日後被用到的機率幾乎為零。

• 上學時，每節課時間固定、內容由老師寫在黑板上，我們拿到的資訊大都已被整理好。
• 上班後卻要面對龐雜的網路資訊、頻繁的會議、堆積如山的文件、大量談判與培訓，甚至用平板看 PPT——若不能快速記錄，很容易錯失良機。

工作後、也就是過了二十歲之後，我們的筆記本很容易出現「開始發胖」的跡象。若到了三十歲還沒把筆記本升級為「勇於捨棄的筆記本」、還沒改掉「代謝不良」的習慣，那你很可能成為一名工作永無起色的小上班族。

生活日誌（把自己的工作、生活、隱私寫在本子或電腦裡）這類按個人興趣記錄的筆記可以隨心所欲；但工作筆記還是要盡量做到簡潔明瞭、條理清晰。

工作筆記本的秘訣是「整理術」#

你是否常在電視、雜誌上看到「收拾法」「整理術」的專題？近年很多人積極提倡把生活空間整理得簡潔有序。為什麼這麼多人關心整理術？因為整理生活空間、以及整理過程中對想法的梳理，都能讓我們過得更舒適。

筆記本也是如此。**「收拾法」和「筆記本」的原理是相同的。**暢銷書《捨棄的技術》（辰巳渚著／寶島社）中提到「『先記下來再說，說不定什麼時候用得上』是禁忌語」，並斷言「根本沒有那樣（用得上）的時候」。

直截了當地說，整理術與收拾法的關鍵，就是把「捨棄」發揮到極致：

• 要維持生活空間井然有序，就要從「捨棄」開始、以「捨棄」結束。擁有舒適生活的人，都是習慣性「捨棄」的人。
• 職場達人也是如此：他們在接收資訊的同時，一邊捨棄無用資訊、一邊理順思路。

為了做到這點，一本「便於整理的筆記本」就格外重要——而它當然就是方格筆記本。用方格筆記本，可以盡情地「捨棄」，這正是「讓頭腦越變越聰明的筆記本」的根本。

資訊是有「新鮮度」的。剛聽到、剛獲得的資訊新鮮度最高，此刻你能以最快速度判斷它是否為解決問題的必要資訊。

這種大腦當下的靈敏度，就叫做「商業思維」。

如果毫無整理意識、什麼都往本子上寫，就練不出這種靈敏度。相反地，我們該養成一個習慣：**記筆記的同時，快速思考「這個資訊有沒有必要記下來」。**只要意識到這一點，你的商業思維就會提升一大截。

戰略顧問的筆記本也是「戰略性」的#

在東大錄取生、MBA 持有者當中，最熱門的就職目標就是外資管理顧問公司；而在麥肯錫、BCG、博思艾倫等知名公司裡，最頂級的職位非「戰略顧問」莫屬。

說戰略顧問「寫完筆記的同時就導出了解決問題的戰略」，絕非誇大。他們為何能寫出這樣的筆記？最大原因在於，他們把「捨棄技術」發揮到了極致——就算重要的點有一百個，他們也能快速看出其中最重要的「1」，發現一百中的那個「1」，然後乾脆俐落地捨棄剩下的九十九。

為什麼捨棄了「九十九」還能出色地完成戰略？請聯想打保齡球：想拿高分，我們會瞄準正中間那支球瓶（中心瓶）。制定戰略也一樣——只需找出「中心瓶」朝它拋擊，就能一舉擊倒所有球瓶。

關鍵詞是「從論點開始」。

這裡的「論點」，就好比保齡球的中心球瓶。記筆記時若已看出相當於中心瓶的「論點」，直接記上即可；問題是在商場、職場之中，「論點」往往並不明確——所以工作筆記需要我們具備「找出中心瓶（論點）」的能力。

多本圍繞顧問「提問力」寫成的書都印證了這一點：

• 內田和成（原 BCG 全球副總裁、早稻田大學商學院教授）《論點思考》（東洋經濟新報社）。
• 安宅和人（曾任麥肯錫顧問、雅虎首席營運長）《麥肯錫教我的思考武器》（Issue Driven，英治出版）。
• 野口吉昭《3 分鐘問出你想要的答案》（原名《諮詢顧問的「提問力」》，PHP 研究所）。

由此可見，對顧問而言，「提問力」是一項重要武器。若能掌握提問力、變身為提問達人，你就能甩開無用的思考，快速而精準地導出結論。

用方格筆記本提升「提問力＝詢問力」#

那麼，該如何正確設定論點？捷徑中的捷徑就是「詢問」——向顧客、客戶或上司等工作上有交集的人進行確認。

外資顧問常被比喻為「企業的醫生」。患者走進診室，醫生會先問「你哪裡不舒服」，再問一連串問題，這就是所謂的「問診」。高明的醫生一邊問診、一邊掌握疾病的狀態與程度、思考治療方法，問診結束時往往已導出結論。外資顧問也是如此：一邊「問診」、一邊對照重點找出論點，透過向客戶企業提出各種問題來尋找問題點，邊聽邊思考「治療方法」，最後提出解決方案。

「問」是商務活動之本。

這不僅限於顧問工作，銷售、企劃的流程同樣如此。一切買賣都要先搞清楚「顧客真正想要的是什麼」。

• 做銷售，就要詢問客戶需要的產品規格、價格、交期，並在過程中把握商談重點。
• 做廣告，收到需求時一定先詢問顧客的想法、觀念與想達到的效果。
• 甚至去拉麵店吃麵、去麵包店買麵包、叫外賣——一切商業活動都從「問」開始。

因此可以說：「工作＝從向對方的提問中找出答案」。工作的第一步，是向對方詳細確認「問題是什麼」，透過徹底詢問找出對方的問題點，看出解決方向。也有人說「工作＝溝通能力」，而溝通能力的原點，恰恰就是「問」。

看似難度大的「詢問」，卻被外資顧問玩弄於股掌之間。電視評論員阿川佐和子所著的《提問力》（文藝春秋）奇蹟般創下百萬銷量，可見很多成年人其實對「提問」相當苦惱——這也說明「問」的確是一項非常難的技能。

讓方格筆記本幫你變身「提問達人」#

那麼，如何把發現的論點發展成「提問力」？重點就在方格筆記本。用它記筆記，你能在每天的記錄中鍛鍊「提問力」。

前面說過，用方格筆記本記筆記，「標題區域」是必需的，「一頁一主題」也是重要原則。當你按一頁一主題記錄、並寫入標題後，腦海裡便會自然冒出一個又一個小問號：

• 「為什麼是這個標題呢？」
• 「這個標題的答案是什麼呢？」

而把問號進一步發展下去，就是「提問力」。也就是說，養成使用方格筆記本的習慣，其實同時也練就了「提問力」。

• 想養成每天聽 30 分鐘英語的習慣，需要合適的環境（散步的地點）與工具（可邊走邊聽的裝置）。
• 同樣，想具備「提問力」，也需要合適的環境與工具：這個環境是方格筆記本，這個工具是「標出題目、確認論點的一頁紙」。

「確認論點的三分鐘」可以改變你的職業生涯#

以下介紹兩種情況：一是別人請你製作文案時（你要透過詢問「確認論點」），二是你請別人製作文案時（你要「明確提出論點」）。

情況 1：被要求製作文案時——養成「用三分鐘確認論點」的習慣#

假設領導或客戶請你製作一份文案，卻只說「下次開會前，做個草案出來」。「這也太模糊了吧！」——這一定是你的心聲。但多數人會「按照大概的理解」立刻坐到電腦前開工，等把資料交上去，卻常被評價：「這是什麼啊？完全沒做出我想要的內容。」

原因很簡單：你與對方心中所想的「論點」不同。

防止這種情況的關鍵只有一點：**你是否用三分鐘確認過論點。**這時你應主動說：「不好意思，麻煩占用您三分鐘，跟您確認一下論點。」用這三分鐘弄清楚——對方在想什麼、想表達的論點與重點是什麼、期望的文案大致輪廓與印象是什麼。

使用方格筆記本 ＋ 用三分鐘與對方確認論點。只需掌握這兩點，你就能快速高效地完成一份高品質文案，讓上司、客戶與同事對你刮目相看。

請務必養成這個能提升職業水平的簡單習慣——「用三分鐘確認論點」。

情況 2：身為上司時——先在「標題區域」寫好論點再交下去#

假設你是某部門負責人，剛來了一位新人。為了看他的水平，你帶他一起見客戶，回公司後說：「請你做一份今天拜訪客戶的報告書吧！」這位新人一定很為難——而且因為是新人、還不具備「提問力」，他大概不會反問你「該做出一份什麼樣的報告」。這樣反覆下去，不但培養得力部下要花很長時間，新人還不一定往你期望的方向發展。

優秀的上司會怎麼做？在交辦「製作報告書」的同時，騰出三分鐘給出明確指示，清楚告訴部下這份報告的目的與重點，並確認部下是否聽懂你要傳達的意思。這時就輪到方格筆記本出場：在「標題區域」事先寫好你想解決的問題，連同指示一起交給部下。這樣部下就清楚「論點是什麼」「重點是什麼」，再根據你的問題去找答案（結論），做出報告書。

如果部下是剛上班的新人，請把論點「細化」，多設定幾個小論點。

具體做法：在方格筆記本的「事實」區域標出「1、2、3」，將論點細分為三個更具體的分論點，明確寫在後面。這樣部下就能有針對性地依這三個分論點蒐集資訊，減少腦力與時間的浪費。

剛開始可能需要你多花些時間心思，但用這段時間把靈活運用方格筆記本的方法教給部下後，他報告書中需要你修改指導的地方將大量減少，壓力得到緩解，成長速度也會加快。體會到工作的樂趣後，部下的積極性大幅提高，做出令你滿意的成果——而身為上司的你也會因此獲得公司的讚賞。