培根在本篇中探討辦事效率(dispatch)的真諦。他警告我們不要追求表面的快速,而要追求實質的推進——真正的效率不在於速度,而在於方法。
虛假的效率#
培根開篇即以醫學比喻提出警告:
Affected dispatch is one of the most dangerous things to business that can be; it is like that which the physicians call predigestion, or hasty digestion, which is sure to fill the body full of crudities, and secret seeds of diseases.
- 不要以「坐的時間」來衡量效率,而要以「事務的推進程度」來衡量
- 如同賽跑,不是大步流星或高高跳起才跑得快,而是緊貼要點、不過度貪多才能真正加速
- 有些人為了顯得有效率,會故意製造「虛假的工作節點」,提前結束某些階段
培根指出,在多次會議間反覆來回處理的事務,往往「搖搖晃晃地前進又後退」,像醉漢的步伐一樣缺乏方向感。
真正的效率之道#
On the other side, true dispatch is a rich thing; for time is the measure of business, as money is of wares.
培根認為真正的效率是寶貴的,並提供了具體的指導原則:
傾聽的藝術#
- 讓報告者在開頭就把方向說清楚,而不是中途打斷他們
- 被打斷的人會前後反覆、依賴記憶,反而比讓他按自己的節奏說完更耗時
- 但有時主持者比行動者更令人煩躁
言辭的精簡#
- 冗長花俏的演說對效率毫無幫助,就像華麗的長袍拖著長長的裙襬,只適合賽跑時絆倒自己
- 開場白、題外話、自我標榜都是浪費時間的行為
- 但當人心有抗拒時,適當的鋪墊像是「讓藥膏滲入的發酵劑」,是必要的
秩序與分工#
Above all things, order and distribution, and singling out of parts, is the life of dispatch.
- 秩序與分工是效率的靈魂——不做分類的人永遠無法深入;分得太細的人永遠無法完成
- 選擇時機就是節省時間——不合時宜的行動如同在空中揮拳
- 事務有三個階段:準備、辯論、執行。追求效率時,讓中間階段由多數人負責,首尾由少數人掌握
培根建議將構思寫成文字,即使最終被完全否決,那個「否定」本身也比漫無目的的空想更能指引方向——「灰燼比塵土更有生產力」。