為什麼辦公室禮儀重要#

你的專業形象建立信任。在職場成功的人會兌現承諾、解決問題（而非製造問題），並理解「準時」、「以禮相待」等小細節的影響。

第一天的六個關鍵#

• 準時：展現組織與尊重。
• 得體著裝：研究公司風格；別人會怎麼看你，比你怎麼看自己更重要。
• 記住名字：事先了解團隊成員與主管的姓名與發音。
• 正式為宜：不確定時用稱謂與姓氏，等對方邀請才用名字。
• 多聽少評：不是批評或建議流程的時候。
• 保留下班時段：第一次同事邀聚會盡量出席，是認識彼此的好機會。

開放空間的禮節#

格子間（cubicle）也算員工的領地。

• 不熟的同事走進前要問：「Is this a good time to talk?」
• 不要站起來「探牆」聊天；若同事這樣做：「Mary, I know it’s easier to talk over the wall, but would you mind coming around?」
• 機密話題、私密電話請到會議室或會議結束後再講。
• 看到對方在講電話請日後再來，不要在旁等。
• 與訪客見面去公共區或會議室。

起身致意#

• 主管、客戶、潛在客戶進入工位時起身。
• 對許久未來的同事也起身表示尊重。
• 助理或頻繁進出者不必每次都起身。

私人辦公室#

有門/有牆的辦公室：避免炫耀。

歡迎的空間#

• 訪客進來時起身、繞到桌的同側坐下，更放鬆。
• 別把桌子當壁壘。

隱私#

• 影印：看到別人原稿留在機器，不要好奇，幫他放回收件匣。
• 偷聽：同事講私事盡量出去走走給他空間；不慎聽到也不要傳。
• 窺探：不要看別人螢幕、不交換密碼；對方願意吐露時也別追問更多。

門的使用#

• 真的需要時才關（專心、會議、機密）。
• 不要摔門；外面太吵要關，輕輕關。

要與給的幫助#

• 最快的得到法是先付出：看到同事加班整理客戶資料就主動幫忙；新人或臨時工的問題耐心回答。
• 受到幫助記得寫卡、送個小禮或請吃午餐；可在主管前讚美對方。

對話與閒談#

• 一天中第一次見面：「Good morning」或「How’s it going?」之後就微笑或點頭。
• 經過時瞪地板、擺臭臉、回應「嗯」都是失禮。
• 閒聊時不要批評同事、不要太多浪漫細節、不要評論老闆怪癖——隔牆有耳。
• 在走道閒聊要靠邊；他人想加入時改話題；不要竊竊私語。
• 結束對話：「Well, I think it’s time I got back to work.」
• 同事打擾你工作：「You’ve caught me at a bad moment. Can we touch base after I’ve finished these letters?」對方說沒空時也別覺得被拒絕。

好主管的標誌：

• 隨時可找到：在「關心」與「給空間」之間取得平衡。
• 溝通清楚：職務描述與每項任務都說明白。
• 小禮節不忽略：「請」、「謝謝」常掛嘴邊。
• 稱讚做好的工作：認可同事的能力。
• 預見問題：澄清權責、預防衝突。
• 承擔錯誤：不甩鍋給他人。
• 及時告知壞消息：不等到月會。
• 裁員要面對面、私下：不靠簡訊、email、語音留言。

共用空間與設備#

• 影印機、印表機補紙與碳粉就主動處理；小公司每個人都該幫忙，包括老闆。
• 撿到別人的列印先放醒目處或專區，不偷看。

廚房#

• 髒碗立刻洗。
• 灑出立刻擦。
• 微波後擦微波爐。
• 冰塊盤空了就補。
• 共用咖啡機/水壺最後一杯就補。
• 牛奶與剩菜別放到發臭。
• 不煮味道大的東西（高麗菜、魚）。
• 自己的容器貼名字與日期。

別貼「匿名抱怨字條」——很煩又無效。請辦公室經理在會議中討論：影印紙、廚房整潔、香水、味道重的食物等可變成辦公室政策。

洗手間#

• 用過的紙巾、衛生用品丟入垃圾桶。
• 洗手台沖洗乾淨（牙膏泡沫、化妝、肥皂、刮鬍泡）。
• 不要在隔間裡跟外人講話。
• 不要久留、不要在裡頭講電話。
• 馬桶內保持乾淨並完全沖淨。
• 故障立即通報。

順利的會議#

組織者#

• 提早 24 小時內部通知；外部客戶提前數日至 1–2 週。
• 大型會議在前一天再次確認時間。
• 邀請函清楚寫明目的與目標。
• 只邀真正需要的人；其他人寄會議紀錄即可。
• 預先寄議程與相關文件——不要進場才發。
• 準時開始。
• 長會議分段，讓只參與部分的人能優雅離場。
• 自己主持：盯主題不偏題；衝突時介入。
• 結尾總結決定與任務，會後立刻寄會議紀錄。

參與者#

• 收到通知就回；不確定時告知大致何時能回。
• 帶齊預定要交的資料；無法如期完成預先告知。
• 守時；遲到輕聲入座，不甩公事包、不打開咖啡。
• 帶足名片給新認識的人。
• 手機關閉或震動；要接電話先告知主持人並走出會議室。
• 肢體語言保持正向：不翻白眼、搖頭、敲手指、攤陷椅子；緊張的小動作也降到最低；眼神交流。
• 對外會議不要當場與同事互打嘴炮：除非有重要事實需糾正，否則統一陣線。
• 認真聽：別發呆、打瞌睡、無聊樣。
• 結束時釐清自己的代辦事項，迅速跟進。

主管會議冗長：找一兩位同事一起反映，把焦點放在「方法」而非「人格」：「Chris, we want to talk with you about the length of the meetings. We think your handouts do such a good job of explaining the situation that we’re wondering if there is really any need to elaborate before engaging in discussion. Would you be willing to try that next time?」

辦公室約見#

• 工位不私密就借會議室。
• 守時；不可避免遲到當面致歉；超過 15 分鐘改期。
• 客人遲到無法見面就接受道歉並改期。

約見禮儀#

• 備齊所有資料。
• 同事一起參與時提前到場介紹彼此。
• 啟動電話勿擾。
• 超時委婉結束：「I wish we had more time to discuss this, Alex, but I have another appointment. Shall we make plans to talk more later?」
• 親自送客回大廳，或安排其他人代送。

尷尬時刻#

牙縫菜葉、拉鏈未拉、肩帶外露——發生在自己身上一笑置之；遇到同事這樣，私下告知；女同事告知男同事拉鏈時可請另一位男士代勞。被人提醒時要感激，不要生氣。

交換禮物#

• 同事與商業夥伴的禮取決於場合、關係與職位；公司可能有政策。
• 不可：首飾、衣物、香水、玫瑰、貼身衣物。
• 較安全：書、音樂、票券、外衣。
• 重要時刻（生日、婚禮、新生兒）一張卡也夠；群禮可加私下卡片給特別親近者。
• 一對一致贈在辦公室外或私下進行，免得別人尷尬。

場合對照#

• 生日：里程碑（0 結尾的歲數）可送；平常一張卡。
• 婚禮：受邀必送；未受邀寄卡即可。
• 新生兒：親密的話送；參加 baby shower 必送。
• 生病：寄 get-well 卡；親近可加書、花或盆栽。
• 退休：公司辦聚會與禮品；個人可寄卡或便箋。
• 喪事：依關係深淺決定單獨弔唁或團體；手寫慰問勝過印好的卡。

接受與婉拒#

• 辦公室收到禮物可當場拆，讓對方看到反應；其他人不在這次互送圈內就私下交換。
• 婉拒須有理由：超過公司金額限制、太私人——以公司名義回信，附致謝。範例：「I received your gift this morning. Unfortunately, my company’s policies prohibit employees from receiving gifts, so I must return it.」
• 帶浪漫意味的禮物退回並解釋：「While beautiful, it is really too personal for me to accept… I value our business relationship very much.」
• 性暗示禮物（如內衣）：當場退回並書面留紀錄。

對象差異#

• 同事：私下交換；避免過於私人。
• 主管：團體禮可；自己送只在長期合作後、且不要太貴以免被當示好。
• 外部夥伴：依雙方公司政策，常見上限 $25。
• 下屬：團體禮為主，避免厚此薄彼。
• 支援人員：依年資（5 年以下約 $25，較久 $35–$40）。

辦公室「集資」#

• 生日、shower、婚禮、新生兒、慈善等可集資，但要避免讓員工感到「常被零碎索捐」。
• 設立「celebration kitty」：每人一年一兩次給 $5–$10，可同時滿足金額與心情。
• 替誰辦 shower 要一視同仁；卡片簽「From the office」避免突顯沒出資的人。
• 婉拒：「Oh, I’d love to, but I’m afraid it’s impossible for me to contribute this time.」慈善可說：「I can give only so much each year.」

帶孩子到辦公室#

• 偶爾抱新生兒短訪可，超過 5 分鐘移到空會議室。
• 突發狀況需帶孩子上班先問主管；可帶影片或書讓他不打擾人。
• 絕不帶生病的孩子到辦公室。

哺乳/擠奶#

• 法律要求公司提供乾淨私密空間，不能只給洗手間。
• 與主管或 HR 討論安排。

在家辦公#

工作者的提醒#

• 避免「工作蔓延（work creep）」：別把所有家庭時間都讓給工作。
• 定期出門：與客戶、同事吃午餐、了解趨勢。
• 不要炫耀：「I can’t believe I get paid to do this!」會讓辦公室同仁不爽。
• 見面比視訊好——必要時親自開車前往。
• 服裝：有人偏好穿職場休閒幫助專注，有人愛穿浴袍。但與客戶見面要回到專業標準。
• 視訊：注意鏡頭和背景，「穿浴袍接電話」的時代過去了。
• 與鄰居說清楚：工作時段、商務電話不挪用、影印機與傳真機不外借。

與客戶互動#

• 「全天無時不可打」的客戶：明定營業時段、設語音信箱。
• 不在家開會的人請去客戶處或開電話會議。
• 在家開會的環境須舒適、得體；不必豪華但要專業。

干擾源#

• 孩子：請保姆或先送日托/朋友家。
• 鄰居：事前告知、門上貼「Meeting in Progress: Please Do Not Disturb」。
• 電話：手機靜音、電話設答錄。
• 寵物：先告知訪客有沒有寵物；吸塵、把寵物隔離。

家人接電話：「Hello, this is Ramone’s Custom Cards. May I help you?」教大一點的孩子記訊息——他們通常很樂意被信任。