三個核心思考#
線上溝通的禮儀仍在演進中，但無論是 email、論壇留言、Facebook 動態，三件事不變：
- 真人接觸仍重要：分手、加薪等對話沒有電子替代品。
- 小心怎麼說：電子裝置會讓人寫出當面不敢說的話。
- 按「Send」前再想一次：你發出去的訊息收不回；可被存檔、轉發；網路上的字句近乎永生。
Email 通則#
2015 年資料顯示每天約有 2050 億封 email 發送（約 90% 是 spam 或病毒）。用得好是利器，用得差是麻煩。
三個前提：
- Email 不私密：能放公告欄才送出。機密與敏感資料絕不電子化——可能被誤送或被轉發。
- Email 不一定可靠：垃圾過濾、誤址都可能擋下訊息；嚴肅消息（過世、辭職）親自或電話為佳。
- 公司擁有你的工作 email：公司設備上產生或接收的內容歸公司——個人通訊用自己的裝置。
撰寫流程#
- 收件人：別把長串地址放 To/Cc 暴露所有人的名字；可用群組或 Bcc。從通訊錄選取時要小心同名——第一個 Peter 可能是老闆，第二個是朋友。
- 延遲寄送：若 email 程式有此功能，幾分鐘的緩衝就能挽救一次失誤。
- 主旨欄：明確簡短，「Confirming dinner on July 26」、「Acme order #12345」。空白主旨會被刪除或被垃圾郵件擋下。
- 內容簡短：email 的價值就在精簡。
- 不要全大寫：等同於大喊；除非真有大喊的理由「I’M ENGAGED!」。
- 表情符號（Emoticons / Emoji）：朋友間可，商務不宜。
- 檢查：拼字、文法都檢查；自動修正常造成尷尬。
電子高牆（Electronic Brick Wall）——它對溝通有三層傷害：
- 匿名錯覺：誤以為自己不會被識別。
- 無禮加碼：看不到對方就敢寫出不該說的話。
- 社交能力鈍化：用電子取代見面，現實情境出現時不知所措。
化解方式：多與人見面、起身去敲門。
Spam 與轉發#
- 笑話、連鎖信、虛假病毒警示對許多人是負擔。要轉發前先確認對方歡迎。
- 病毒警告大約只有 1/10 是真，先驗證再轉。
- 想停掉朋友的轉發：「I enjoy hearing from you, so please don’t hesitate to write, but I’d appreciate it if you would take my name off your forwarding list.」
Email 細節#
- 自動簽名檔：可放姓名、地址、email、電話；避免設定固定「Thank you」結尾，未必每封都合適；公司 logo 可能被附件擋住；「Sent from my iPhone, please excuse any typos」顯得偷懶。
- 附件：不認識的寄件人附件不要開——病毒可能波及全部聯絡人。
- Cc / Bcc：Cc 對所有人可見；Bcc 在群發時保護收件人，但用於「私下監視」收件人會顯得詭計。
- 透明做法：群組名顯示「Condo Owners」；或在 Cc 時說明：「Jen, I’d like to have the materials ready… I’ve Cc’d Katherine so she’s aware.」
- Reply All：問自己「誰需要我的輸入？」不需要全員就只回原寄件人。
- Return Receipts：合理場合再用；收件方可能覺得被質疑。可在偏好中關閉「已讀回條」。
回覆速度#
- 真實郵件（非 junk）都該回。
- 個人：1–2 天內；商務：24 小時內。
- 沒辦法立刻完整回時，至少先確認收到並告知何時回覆。
- 離開幾天用「out of office」自動回覆；告知預計回到日期與緊急聯絡人；回辦公室記得關掉。
商務 Email#
商務 email 是工作工具——不是辦公室八卦、笑話、抱怨。網路也不是上班時的遊樂場。
- Brevity（簡潔）：像紙本 memo 一樣要點明確。
- Timeliness（即時性）：PR 也許要時時看，HR 一天幾次即可。關閉聲音通知讓自己專心。
- Purpose（目的明確）：不送多餘郵件，「Reply all」前先想清楚。
- Caution（謹慎）：訊息送出就無法可靠召回。
- Privacy（隱私）：把 email 當公開文件對待——不能貼公告欄的就不寫；公司有權閱覽公司設備的內容。
- Confidentiality（機密）：合約、營運計畫、薪資、銷售資訊用紙本或加密傳遞。
- Appropriateness（合適度）：嚴肅內容不用 email——抱怨、批評、辭職都不要。
- Discretion（謹言）：別人傳給你的負評、八卦不要再轉。
- Professionalism（專業）：保持冷靜的口氣，「I’m so upset I could die!」留給私訊；不用文字縮寫，寫法當作紙本商業信。
- Urgency（緊急標籤）：真急才標。
- Pornography（色情內容）：在多數公司是開除事由；可疑 spam 交給 IT 處理並封鎖。
- 離職前：關閉 email 帳號，未讀信件轉交相關同仁，更新自己的聯絡人。
即時通訊（IM）#
- 像簡訊的網路版；活躍清單顯示誰在線。
- 商務上是極快速的問答工具，但要注意：跟客戶通話時不要在另一邊 IM 別的事，焦點要在通話。
- 訊息太密集會打擾人；忙時開「Do not disturb」。
- 不要寫不雅內容——你不知道誰會看到。
IM 通則#
- 對陌生人開頭要自報；別名、screen name 都讓人分不清你是誰。
- 不傳個人敏感資訊。
- 螢幕名稱選好。
- 「Available」不一定真的有空；對方沒回不要鬧情緒。
- 尊重「Do not disturb」、「Be right back」。
- 工作上 IM 要聚焦——每一次 IM 都是一次打斷。
- 對話容易斷線：必要時把對方上一句複製貼上再回覆。
- 不要從朋友的電腦 IM 別人，除非雙方都知情。
- 結束時清楚道別：「Well… I have to run.」、「B4N（Bye for now）」。
視訊通話（VoIP）#
家人遠距聯絡的好工具——服役在外的軍人視訊回家，孩子能「看到爸爸」。注意：
- 鏡頭看到的所有東西，對方也看得到。
- 注意外貌與背景再啟動鏡頭。
平板與電腦#
共用裝置#
- 提前告知何時需要使用；想玩遊戲的時候若有人需要工作，自然要讓步。
- 家長要協助孩子規劃使用時間，尤其當裝置兼用於課業時。
- 別人在做長期計畫（研究報告）時，需要短時間查資料的請禮貌詢問。
- 不要打開別人的檔案、郵件、帳號、密碼——等同偷看別人的信。
- 共用主頁的內容要全員同意才改。
- 維持桌面整潔；缺紙、缺墨水主動補。
- 共用電腦在不同班別之間，問題請留字條清楚告知。
公共場合使用#
- 螢幕內容：旁人看得到，請避免敏感資料、R 級電影、私人 email；長途出差可投資隱私螢幕。
- 公共 Wi-Fi：未加密網路可能被駭或感染病毒；沒有完整防護就別連。
- 名牌：把名片或寫有聯絡電話的小貼紙貼在筆電、平板、手機上；遺失時較可能被歸還。