今日的「電話」#

電話已演化為多功能裝置——撥打、來電顯示、留言、簡訊、視訊、拍照、email、上網。但禮儀的底層原則不變。

電話禮儀從「在身邊的人」開始：

  • 面對面的人擁有你的全部注意力。
  • 接電話前說「I’ll just answer this」、看 email、傳訊息都是失禮。
  • 公車、收銀台、電影院等公共場合慎用。
  • 講電話時口齒清楚、音量低、注意語氣——對方無法看到表情。

通則#

接電話#

  • 一般「Hello」就好；正式時可加「Hello, this is the Marshalls.」
  • 避免：
    • 對陌生人粗魯地問「Who is this?」可改說「May I ask who’s calling?」
    • 突然說「Wait a minute」就消失。
    • 讓 6 歲以下小孩接電話。

替別人接#

  • 「Please wait a moment; I’ll get her.」立刻去找人；要喊就先把話筒遮住。
  • 不在家就好好留言：紙筆放在電話旁；複述對方姓名與號碼確認；註明時間。

撥錯號碼#

  • 「I’m sorry, you have the wrong number.」
  • 對方問「Who is this?」可以反問：「What number are you calling?」「Who are you trying to reach?」自己的號碼依舒適度決定是否告知。
  • 自己撥錯：道歉並說明你想撥到的號碼。

來電顯示（Caller ID）#

  • 可篩選來電與紀錄未接。
  • 但「Hi, Jim」直接叫名可能尷尬——若是 Jim 的妻子打來呢。

騷擾電話#

  • 變態電話：立刻掛斷；再響就把話筒擱置一會。
  • 惡作劇電話：忙線就會放棄。
  • 持續：通知電信業者或警方。

推銷電話：

  • 不要對個人發怒，責任在雇用方。
  • 禮貌請求加入「Do Not Call」名單。
  • 在 https://www.donotcall.gov/ ↗（或 1-888-382-1222）登錄，能擋掉多數。
  • 政治與慈善仍會打，可說：「No, I don’t accept phone solicitations.」並要求移除。
  • 堅持的對方：「I’m sorry, but I’m not interested, and I have to hang up now.」然後掛斷（不要摔）。

撥出電話#

  • 響 5–6 聲後若無人接就掛或留言。
  • 安靜環境：背景吵會難聽清；自己聽不清也可請對方換時段。
  • 避免訊號弱區：不要在快進隧道前撥。
  • 自報姓名：即使熟人也是禮貌。轉接他人時：「Hi, this is Louise Silva. May I please speak with Joan?」
  • 問是否方便：預期通話超過一兩分鐘要說「Is this a good time to talk?」
  • 訊息簡短：除非緊急，不要留長篇訊息。

邀請#

邀約時直接：「Hi, Marianne. We’re having a few people over on Saturday night to play bridge. Can you and Hank come?」

  • 對方有「Oh, I’m so sorry but we’re busy Saturday.」的回旋空間。
  • 避免「Are you busy Saturday night?」——讓人無從拒絕。
  • 回覆「I’ll let you know」要立刻說明原因，不然像在等更好的邀請；一兩天內回覆。

通話時段#

  • 一般 9:00 AM – 9:00 PM。
  • 有嬰幼兒的朋友要避開午睡與就寢。
  • 跨時區更要注意。
  • 朋友若提過「批改作業時別打」就遵守。

借別人電話#

  • 必先徵求同意，講越短越好。
  • 留言時自報：「Hi. This is Liz Chou calling from Dan Baker’s phone.」

通話中#

對話原則同面對面：清晰、不喊、不獨白；用「Yes」、「I see」等口語回應，因為對方看不到你點頭。

插撥（Call-Waiting）#

  • 急用情境（小孩、老人、家用商務）很有用，但容易冒犯。
  • 對方問「Do you mind if I see who this is?」忍下不悅，回「Go ahead」；超過 90 秒可以掛。
  • 自己插撥到時：要回到原通話者那邊，第二通另撥；原通話者掛在線上不要超過 20–30 秒。
  • 預期重要來電（家人在前線、醫師、水電工）一開始就先告知對方。

其他干擾#

  • 門鈴響：通常結束通話：「There’s someone at the door. May I call you back in a little while?」回撥要落實。
  • 不期而至的訪客且讓你不安，可請來電者保持線上等你開門。

斷線#

  • 撥出方負責回撥並道歉，即使是訊號問題。
  • 對話接近尾聲也要回撥，否則就像中途離席。
  • 訊號不穩時雙方都可請對方掛掉重撥。

通話六大失禮#

個人通話會被原諒，商務則顯不專業：

  • 邊講邊跟旁人對話（除非說明：「我問一下 John…」）。
  • 邊講邊打字、洗碗、整理紙堆。
  • 邊講邊吃。
  • 嚼口香糖。
  • 不掩住話筒就打噴嚏、咳嗽、擤鼻涕。
  • 在廁所講電話——對對方與洗手間其他人都失禮。

結束通話#

  • 傳統：撥電話者結束通話。
  • 對方長談無休：可在停頓點直接：「I’m sorry, but I really have to go now. Let’s pick this up again soon.」

文字電話（TTY/TDD）#

  • 給聽障/聽損者使用，像小型打字機，雙方打字溝通。
  • 常人與 TTY 使用者通話可透過電信業者提供的 CA（Communications Advisor）轉譯。
  • CA 為例行而保密的服務，不必因「有第三方」而避諱話題。
  • 普通方說話要慢而清楚，方便 CA 即時轉譯。

語音留言（Voice Mail）#

錄製問候語#

  • 短、明確即可。不需要長串歌詞、童音介紹。
  • 重要的只兩件事：「打到誰那裡」與「請留言」。
  • 範例：「This is Julio Hernandez. Please leave a message and I’ll call you back.」
  • 可附一個替代聯絡方式：「… or try my cell—802-555-2020.」
  • 隱私考量可不報名：「You’ve reached 719-555-4526. Please leave your name, number, and message and I’ll get back to you.」
  • 響鈴設 4–6 次後進語音信箱；長者或行動不便者可更多。

留言#

第一句就先說「姓名與電話」，慢慢念。許多人在被截斷前才念號碼，且念得超快，對方只能反覆重聽。

  • 結尾再重複一次號碼。
  • 訊息簡短；可建議方便回撥時段。
  • 容易語塞者先寫好重點；多數手機語音信箱可重錄。

回撥#

  • 黃金規則：24 小時內回撥。
  • 出差時可使用遠端密碼收聽留言。
  • 回撥到對方語音信箱：告知何時可被找到，避免「電話標籤」一直追。
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