為什麼還要手寫#

書寫已從紙筆擴展到 email、簡訊、IM、部落格、論壇——選擇多了，挑對媒介反而成了關鍵。

「Let your style of communication match the occasion.」

• 短訊息、輕量邀請：email 或簡訊。
• 正式邀請、結婚感謝、慰問：紙筆。

人會刪 email，但會留下手寫便箋、信件、邀請函。

你的「文具衣櫥」#

便箋紙#

便箋紙（notepapers）有三種主要形式：

• Fold-over note cards（對摺卡）：較休閒，顏色、邊框、設計、字體均可自由。可印姓名（不加 Mr./Mrs. 等稱謂），名字置首頁中央。
• Correspondence cards（對應卡）：硬挺單頁，姓名置最頂端。
• Informals：名字最具誤導性——這其實是最正式的便箋，只用白色或米色、黑字印刷。女性傳統用來寫較正式的短信、邀請、印有「謝謝你的弔唁」訊息、附在禮物上的卡片；男性多在「夫妻共名邀請」時用。

尺寸：correspondence cards 約 4.25×6.5 吋（最大）；fold-over 與 informals 略小，至少 3.5×5 吋（USPS 最小限制）。

男士信紙#

• 傳統用 monarch sheet（7.25×10.5 吋），但現在 correspondence cards 更受歡迎。
• 白、米、土褐、灰為主；可印 fleur de lys、家徽或名字，個人用不加「Mr.」、「Dr.」。

女士信紙#

• 通常 6×8 吋；單頁折一次或對折成書本式都可。
• 正式信件以白、米、淺藍、淺灰為佳；個人信件可自由配色。

孩童信紙#

• 個人化文具是讓孩子愛上寫感謝信的好方法——有趣字體、可選輔助線。

家庭信紙#

• 印有房屋圖徽、屋名或地址的「house stationery」全家通用。
• 家徽嚴格而言只屬於有合法繼承權的家族。

信件如何擺放#

• 對摺卡空白時：依序寫第 1、2、3、4 頁。
• 首頁有印字者：可從首頁開始（左側印字時）或從中央打開的兩頁開始（首頁中央印字時）。
• 單頁紙可雙面寫，除非紙太薄會透字。

信封#

內襯#

不是必要，但很美。可遮住內文、增添質感；但會增加費用與重量（可能需要更多郵資）。

印刷方式（速覽）#

印刷類型：

• Engraving（雕版）：最貴、字凸起、背面有壓痕，多需透過 stationer 訂購。
• Letterpress（活字凸版）：與雕版同等級的時尚復古，留下凹紋。
• Thermography（凸版熱印）：靠熱讓墨凸起，外觀近似雕版，較便宜。
• Lithography（平版）：印刷店常見，乾淨專業，比凸版熱印更便宜。
• Laser（雷射）：家用印表機可行，最便宜，適合 informal。
• Embossing（凸印）：常用於圖徽、姓名縮寫；無墨凸起稱 blind embossing，反向凹陷稱 debossing。

印刷品質取決於紙張品質，建議與有經驗的 stationer/印刷商合作。

地址書寫#

• Rule #1：清晰易讀，必要時用印刷體。
• Rule #2：仔細檢查——錯址要花幾週才被退回。
• 寄件人地址：USPS 偏好印在信封左上角（前面），印在背蓋也可。
• 收件人地址：可用區塊式或縮排式；USPS 偏好全大寫但手寫看起來更親切。州名可寫全或用縮寫，後接 zip 或 zip+4。
• 國際地址：格式不同，仔細確認（例如義大利：街名後接門牌、郵遞區號在城市名前）。

「Personal」與其他註記#

• 私人信若寄到對方公司：寫「Personal」；寄到家不要寫，否則暗示家人會偷拆。
• 「Confidential」用於商務信件，秘書可能仍會拆閱；要真機密寫「Personal」。
• 誤拆別人的信：寫「Opened by Mistake」加上你的縮寫，封口貼膠帶後放回信箱。

封蠟與貼紙#

• 慈善印花郵票：黏在信封背蓋上（壓住封口），表明支持。不要用在弔唁信或正式邀請。
• 裝飾性封蠟或浮雕貼紙：適合慈善舞會、婚禮等特殊場合。

各類便箋#

何時要寄便箋#

• 收禮後致謝
• 晚餐或留宿後致謝
• 別人幫了忙或還借物後
• 祝賀新生兒、畢業、升職、特別成就
• 慶祝生日、結婚、週年
• 邀請函
• 保持聯繫
• 自己為主賓後感謝主人
• 弔唁
• 道歉

折信入封#

開口端先入：信紙取出時方向正確。對摺一次配上半深的信封，三摺配三分之一深的。

感謝信（Thank-You Notes）#

兩大要點：誠意（sincerity）與及時（promptness）。事件後一週內寄出，否則香氣盡失。

• 短而真誠勝過長而空洞——把它當作面對面對話寫下來：說「謝謝」、提及那件事或那份禮物、表達感激。
• 卡片公司預印訊息一定要再加自己的話。
• 來自多人的禮物：信封寫「Mr. and Mrs. Arthur Hanson」，內文用「Dear Art and Leslie」並提到孩子。
• 多位主人合辦時，逐位致謝；極大團體可寫給組織者並請轉達。

範例：晚餐或留宿#

範例（晚餐）： 「Dear Chandra and Tony, It was such a pleasure to meet you, and so kind of you to invite Richard and me to your home. The meal was one to remember (paella worthy of a Spanish chef!), and the conversation was just as enjoyable. … Very sincerely yours, Barbara Beckett」

範例（留宿）： 「Dear Mrs. Silverman, Last weekend was the high point of my summer. Everything you planned was terrific, especially the hike up Mt. Philo on Saturday. What a view! … Very sincerely, Chelsea」

主賓的致謝#

• 送花或致謝小禮（派對前一天或當天後一天）+ 親筆感謝信。

祝賀（Congratulations）與道歉#

• 知道好消息可先 email 表達高興，之後再寄一張卡片強化你對對方成就的重視。
• 收到祝賀回應：當面、電話或回卡致謝。
• 道歉信：多半電話夠用且更顯誠意；嚴重或書面承諾賠償時再寄信。

用「你自然說話的聲音」寫信：

• 用平常會說的語句，不要為了顯得文雅而「翻譯」。
• 用縮寫詞（I don’t、It’s）。
• 偶爾在信中插入對方名字增加親近：「And, Beth, guess what…」
• 善用標點與破折號為情緒打強調；不要過度。
• 盡量短。

賀卡（Greeting Cards）#

• 印好的祝詞要加上自己的話才不空洞——許多人喜歡留白卡片自己寫。
• 簽名次序：手寫可任意（「Lisa and Charles」皆可），對親友可省姓、可用暱稱。印製簽名要含姓。
• 孩子姓名加入時：父親在前；混合家庭：「Chris and Peg Morita and all the family」或列出每個孩子的姓。

節日年度報告#

• 適合分享一年大事，但只挑重點、保持一頁內。
• 數據顯示 53% 喜歡、47% 不喜歡——只寄給你認為會感興趣的人。
• 簽名手寫、寫上對方名字「Dear Karen and Phil」；別變成炫耀清單。

寫節日通訊的口氣：

該說	不該說
Scott was accepted at LSU.	Scott scored 2350 on his SATs.
Melissa loves competing on her horse, Star.	Melissa got blue ribbons at 16 out of 17 horse shows.
Buddy was promoted to senior vice president.	Buddy got a 75K raise and a new Tesla.

社交卡片（Social Cards）#

社交卡（calling card / personal card / visiting card）是個人版的名片：

• 用於介紹後留聯絡方式、不在家拜訪留訊息、附在禮物上。
• 通常含：姓名、電話/手機/email；多數人不印地址（安全考量）。
• 是否加稱謂（Mr./Mrs./Dr.）依個人風格。

個人書信#

雖然手寫信黃金時期已過，但收到一封長而有「新意」的信仍是難得的禮物。

格式#

• 個人地址與日期：信紙未印者寫在首頁右上；已印者只寫日期。
• 信頭、內容、結尾、簽名依傳統留位。

內容#

• 分享好壞兼有的近況，回應對方上次的問題，反問對方。
• 只寫你願意被別人看到的話——紙信比 email 較私密，但寫下的字仍可能流出。

不該寫的信#

紙上文字可能永存——三思後再寄：

• 訴苦信：負能量會讓讀者擔心或抑鬱。
• 全盤托出信：戀情細節可能讓未來的自己尷尬。
• 八卦信：說人家壞話是錯的。
• 怒氣信：寫完先放 24 小時再讀，多半你會柔化語氣或乾脆不寄。

結尾與簽名#

• 結尾若能聯繫到對方更好：「The mountains reminded me of when we were in Colorado together.」
• 簽名：
  • 對方未見過你：寫名+姓 Georgia Delaney。
  • 只通過電話：姓加括號 Georgia (Delaney)。
  • 熟人：名或暱稱 Gia。
• 為自己與家人共同寫信時只簽自己；信中用「Paul joins me in sending…」表達夫妻同心。

結尾用語（complimentary close）：

• 正式：「Sincerely,」、「Sincerely yours,」、「Very sincerely,」。
• 半正式：「Kind regards,」、「Warm regards,」。
• 友善：「Cordially,」、「Affectionately,」、「Fondly,」、「Love,」（由淡到濃）。
• 接受恩惠：「Gratefully,」。
• 不太親或久未聯絡：「As always,」、「As ever,」。
• 給高階神職人員、內閣、大使等極正式：「Faithfully,」、「Faithfully yours,」、「I have the honor to remain … Respectfully yours,」。

商務信件#

• 一律打字或印刷，盡量寫給「個人」而非「To Whom It May Concern」。

推薦/介紹信#

• 評估自己：是否真熟、是否真欣賞；不熱情就婉拒。
• 信中包含：你與對方的關係、認識長度、能力評價、實例；附上聯絡電話與方便時段。

表揚信#

• 別只懂抱怨；遇到超預期的善意或專業就寫信給對方主管，並注意給出具體事例。

投訴信#

投訴的關鍵在「態度」：

• 寄到組織最高層級，並用正確職稱與姓名。
• 用標準商務格式。
• 開頭可先說正面：「I’ve always enjoyed shopping at your store…」
• 第一段就清楚講出問題，後續給足細節（訂單號、日期、人名）。
• 提出合理解方（如重新出貨並由賣家負擔運費）。
• 結尾以「感謝您的關注」作結。
• 自留一份備份。

客服 email 與 e-chat#

• 開場用「To Whom It May Concern」並附上完整聯絡資訊（姓名、地址、電話、email）。
• 即使是即時聊天，也要保留「請」、「謝謝」並在結束時感謝對方。