如果你是「我在壓力下表現最好」的那種人，那你大概處理力（processing power）很低。

為什麼「完成今日工作」需要清楚的定義#

「把所有事做完」聽起來很主觀，但用 Do It Tomorrow 系統就有了客觀標準：

• 每天的工作 = 同日進來的緊急任務 + 昨天進來的任務
• 「everything」（所有事）= 這個範圍
• 因此你能明確說：「我今天追上了 / 沒追上」
• 傳統時間管理沒有這種定義，只能憑感覺判斷——感到忙、感到壓力，但無從測量

如果三天內沒追回進度，作者就啟動診斷程序。

跟不上工作只有三個可能原因（前面章節已提過）：

• 效率不夠（lack of efficiency）
• 承諾過多（too many commitments）
• 時間不夠（not enough time）

原因一：效率不夠#

「效率」指的是基本處理速度：

• 工作沒規劃、沒焦點、不斷被打斷、被積壓拖累 → 處理力低
• 處理力低的人經常只能靠壓力與憤怒客戶才被點燃
• 「壓力下我表現最好」 = 自我承認處理力低
• 這類人在工作量少時反而更崩潰，因為失去時間壓力的推力

解法：把本書的方法老實做下去——封閉清單、批次處理、刪減同類。

最該盯自己的指標：「今天有多少事是沒寫下來就做的？」這套系統是技能，需要練習。

原因二：承諾過多#

效率有上限，到頂後唯一辦法只剩減量：

• 千萬不要以為「重新排優先順序」可以救你——它沒辦法
• 排序只會確保某些事永遠不會做
• 承諾若數量正確，排序根本不重要——反正全都會做完

解法：

• 從承諾本身下刀，不是從個別任務
• 過程可能困難，要做艱難的決定、要與人不愉快地談判，但無路可避
• 持續問自己：「這件事我到底該不該做？我這份工作的核心到底是什麼？」
• 永遠以「真工作」與「只有我能做的事」為優先

原因三：時間不夠#

很多人超額排程自己卻不自覺：

• 會議的成本不只是會議時間本身，還有準備、移動、會中產生的新工作
• 會議裡最容易衝動接下新承諾——平常理智時根本不會接

解法：

• 行事曆上的空白頁不是真的空，它早被「未排程的事」填滿了
• 設個「每週至少留一段時間不排程」的規則
• 用本書方法你會大致知道自己每週需要多少未排程時間
• 長期離開後的當天不要排任何約
• 會議只在能證明自己值得的情況下出席

一個有趣的觀察：日本人對英國人的刻板印象是「開沒完沒了的會，唯一決定永遠是『再開一次會』」。別讓自己掉進這刻板印象。

範例判斷：哪一種原因？#

• 小公司老闆，多年苦心終於上軌道，卻天天救火，賺得不如該賺的多
  • 承諾過多：這是典型的小企業困境。應該專注在策略、規劃、建立系統等「只有你能做」的事
• 想離職創業，副業六個月毫無進展
  • 效率不夠：給副業設定明確工作時段，跟正職一樣有條理地對待，逼自己每天做完
• 公司多個諮詢委員會，每個會兩小時，沒議程、沒結論時間
  • 時間不夠：典型沒效率的英國式會議，最好別參加；無法不去就找早退理由
• 中學老師，喜歡教書但被文書壓垮
  • 效率不夠：教學能力不是問題，是後勤行政效率不足。把它放進 will-do list 每日完成
• 清空行事曆只做一個大專案，卻動不起來
  • 效率不夠：低效率的人需要時間壓力才動。把專案拆小、用日誌排程、用下一章「持續下去」的方法
• 對員工 open-door、推崇即時回應、員工卻無法把專案完成
  • 效率不夠：你向自己與員工都注入了大量隨機事件。你就是 Joe Slobb——對所有人都「立即回應」反而給出更差的服務。建立緩衝