你永遠別想讓別人對你的工作付出比你自己更高的優先順序。

一個簡單但威力強大的工具#

任務日誌（task diary）就是一日一頁的紙本日誌。便宜、隨處可買，年中也買得到「半年起算版」。

• 作者個人：行事曆與任務日誌分開使用（行事曆不喜歡一日一頁）
• 但你也可以共用，只要把預約和任務分清楚
• 紙本 vs. 電子：作者偏好紙本，因為塗改、換顏色能幫他「感覺」任務的狀態；想用 Outlook 任務管理員等電子工具完全沒問題

任務日誌可以做什麼#

到目前為止已經介紹的兩個用途：

• 收集明日要批次處理的任務
• 收集需要「同日」處理的任務（寫在今天的線下方）

但任務日誌的能力遠不止這些，還能把任務排到未來特定日期：

• 例：要打電話給 Tom，但 Tom 下週二才在 → 寫到「下週二」那一頁
• 因此每天的任務清單會包含三類：
  • 之前排程到今日的項目
  • 昨天收集到今日處理的項目
  • 今天線下方的當日緊急項目

「能往未來排程」是任務日誌真正強大的地方。它把日誌從備忘錄升級成一個動態的行動排程系統。

五大用法#

作者個人最常用的五種方式：

• 提醒（Reminders）
  • 例：生日、紀念日不要只記在當天，而是提前兩週寫個「想禮物」
• 管理別人的時間管理（Other people’s time management）
  • 多數人是 Joe Slobb 型，誰最會吵就先做誰的事
  • 你要做的是系統化追蹤：每次寄 email、留言、請別人做事，都在日誌排「過幾天追蹤」
  • 別人答應幫你做的，也照樣排追蹤
  • 「你永遠別想讓別人對你的工作付出比你自己更高的優先順序。」
• 監控（Monitoring）
  • 最需要追蹤的人是你自己
  • 為每個專案排定期審視日，避免「沒人理它就死掉，或者死灰復燃來咬你」
• 思考（Thinking）
  • 突然冒出的點子、別人的提案、剛收到的型錄
  • 不急著決定，排幾週後再回頭看，那時候景象常常完全不同
• 排程分散（Scheduling）
  • 開始累積任務積壓時，把它們分散排到未來幾天
  • 不要全壓在某一天，能極大降低當下的窒息感

工具要簡單。複雜的工具往往沒人用——能撐起這套方法的就是一本最普通的日誌。

每日任務（Daily tasks）#

有些任務每天都要做，沒必要天天寫進日誌——它們應該用獨立的固定清單。

四類典型例子：

• 下班收尾流程
  • 例：清桌、備份、收檔案、檢查保全
• 每日小步處理會累積的事
  • 帳目登入：日做兩三筆 vs. 年底面對 900 張發票
  • 開銷報銷：每日填一筆 vs. 月底重塞
  • 計時帳、日誌等記錄類事項
• 少量多次想做的事
  • 閱讀、運動、寫作等
• 輪替（Rotation）
  • 把整個任務拆到一週裡每天做一塊
  • 例：週一掃客廳、週二掃廚房；每天整理一個檔案夾抽屜

不要把「大任務」放進每日任務清單。

它應該是一組你期待做完（因為代表一日工作的尾聲）的小事，而非一堆你整天在害怕的硬骨頭。

範例判斷#

• 洗澡時冒出新產品點子，過去常常忘掉 → 立刻寫下，目標是把它輸入日誌的「思考……」項
• 專案太多，常忘了當前行動完成後追進度 → 在日誌中排程定期審視
• 結婚紀念日忘記，因為當天才看日誌 → 在前兩週排提醒
• 給同事留言要兩週後才用到的資料 → 不要到要用時才追，現在就在日誌排「兩天後確認是否收到」
• 過去幾週超額排程，今天有空但不知從何開始 → 把積壓任務排到未來多日消化
• 想寫週報電子報 → 放進每日任務清單，每天寫一點點，比一日寫完更輕鬆