把工作往明天推，反而能把所有事都做完。

原則本身#

把前兩章的兩個結論結合起來：

• 盡可能避免「當日」處理
• 把封閉清單用到極致

兩者合體即「Mañana 原則」（西班牙文「明日」）：用「拖到明天」這句通常意味著耍廢的話，反過來變成一個刻意的設計。

Mañana 原則 = 收集今天進來的所有工作，明天用一個批次處理掉。

中間插入一日的緩衝，讓清單自動封閉、自動成為一日份的工作。

對比一般工作方式：

工作會被分成幾個批次來處理，通常按性質分：email、語音留言、紙本、任務。

Email#

• 性質：在同一個地方依時間排序，最容易批次處理
• 做法：累積一天，隔天一個批次清完
• 工具：Outlook 或類似郵件軟體都能依日期分組
• 作者本人用 Nelson Email Organiser，把昨日 email 自動歸到單獨資料夾，再用過濾器讓做完的消失——清單變短能持續維持動能

語音留言#

• 同樣按 Mañana 原則：今日收集，明日處理
• 接電話時要記得：緊急程度看內容，不是因為它是電話就立即
• 多數情況可以說：「我明天幫您處理」——若你真的隔天會做，已經比大部分人靠譜得多

紙本#

紙本比 email 麻煩，因為不會自己集中到同一個地方：開會帶回的、列印的 email 附件、逛文具店帶回的發票、別部門送來的檔案……到處飛。

第一步——設立中央收集點：

• 用一個 in-tray（收件盤），它只放新到、待處理的紙本
• 不要當「pending tray」用，那會讓 in-tray 也變積壓
• 一旦 in-tray 角色重新確立，「這張紙我該怎麼辦？」永遠有同一個答案：丟進 in-tray

兩個收件盤的雙托盤系統：

• Tray A：今天進來的所有紙本，丟進去就忘掉
• Tray B：昨天進來的紙本，今天當成一個批次處理
• 工作日結束（或隔天開工）時，把 Tray A 整批移到 Tray B

處理 Tray B 時，新進紙本不會干擾你，因為它們都在 Tray A。

當日緊急的紙本仍要留意，但規則仍是「明天處理，除非今天不做有顯著缺點」。

任務#

「任務」（tasks）= 上述各種通訊管道之外、所有要做的事。可能來源很多：

• 從 email 衍生（如「寫報告」這個任務本身）
• 來自客戶、上司、同事的請求
• 自己的承諾或突然想到的事

任務分兩類，但區分純粹依「能不能一次做完」：

• 單次任務
  • 例：打電話給保險經紀、整理桌子抽屜、訂紙、買生日禮物
• 專案（project）
  • 例：為潛在客戶安排簡報、寫 West of England 分公司行銷成果報告、在伯明罕設立新訓練中心
  • 一個專案就是一系列任務的集合，目的在達成某結果

任意任務都能再切細，這對拖延或時間有限時特別有用。例：「整理抽屜」可以變成「花十分鐘整理抽屜」；「想生日禮物」可以變成「列一些生日禮物點子」。

任務沒有實體，必須寫下來才有形體。最理想的工具是「一日一頁的紙本日誌」——

• 任務出現時，寫到「明天」那一頁
• 一天結束時在線上方畫線結尾，明天開頭就有一張封閉清單
• 同日緊急的任務則寫在「今天」的線下方

把「同日任務」寫在線下方有五個好處：

• 緩衝：寫的動作避免你像反應立即任務一樣盲衝
• 強迫意識化：你被迫決定要寫今天還是明天
• 可見的負擔：線下的東西就是「額外多出來的工作」，自然會讓你少做些不必要的當日事
• 可審計：一天結束時可以回頭審視「這些當日事真的非當日不可嗎？」
• 混亂的診斷工具：糟糕的一天，幾乎都是因為做了沒寫下來的事

處理大任務的兩種方式#

當任務太大、無法一日做完時：

• 拆成小任務（變成專案）
  • 例如「寫報告」拆成「研究結果 → 寫大綱 → 寫引言 → ……」
• 重新循環同一個任務（recirculate）
  • 一直把同一個任務寫到隔天，直到完成
  • 配合「少量多次」原則，效果極佳
  • 特別適合閱讀類的任務（例如把每月《Harvard Business Review》設為每日任務，下期出來時你已讀完想讀的部分）

雜誌可以更簡單：每天讀完想讀的部分後，把雜誌放回 Tray A，明天再從 Tray B 出來繼續讀，直到下一期出版時換掉舊的即可。

Mañana 原則摘要#

• 收集一日工作，隔天處理
• 按相關性分批次（email、語音留言、紙本、任務）
• 紙本：今日收集到 Tray A，隔天移到 Tray B 處理
• 任務：寫到日誌中明天那一頁
• 一天結束畫線，封閉明天的清單
• 「當日」任務寫到今天的線下方