你不能管理時間，只能管理選擇#

每個忙碌的領袖幾乎都有同樣的困擾：時間永遠不夠用。馬克斯威爾（John C. Maxwell）四十歲時體會到，自己已經無法工作得更努力或更久，於是他開始投資在他人身上；同時也意識到——他需要重新管理自己與自己的時間。

但他指出一個被誤解多年的觀念：「時間管理」其實並不存在。每個人一天都只有 24 小時，無法加長、無法縮短，也無法控制流速。能管理的不是時間本身，而是我們對時間的選擇。

領袖該問的不是「我的行程會被填滿嗎？」而是「誰、以及什麼，正在填滿我的行程？」

教練 Jamie Cornell 的提醒：

「時間無法被管理，你也永遠不會擁有更多時間。問題的根源是你做的選擇——對自己、對他人。每一刻你都在選擇如何運用它，無論你是否承認。」

馬克斯威爾引用一段他在會議上聽到的話：「世界上有兩件事最難讓人去做——思考、依重要性排序行動。」這正是「優先順序」的本質。

• 務實的人：知道如何取得他們想要的
• 哲學家：知道他們應該想要什麼
• 領袖：知道如何取得他們應該想要的

優先順序的五個常見壓力#

多數人高估了多數事情的重要性#

每天我們都能列出大量「想做、應該做、必須做」的事，但其中真正重要的並不多。心理學家 William James 說：「真正的智慧，是知道什麼可以忽略。」一不小心，我們就會為錯的事情而活。

太多優先事項會讓人癱瘓#

• 馴獅員會帶椅子進獅籠：把椅子四隻腳對著獅子，獅子會試圖同時聚焦四個目標，反而陷入決策癱瘓
• 同樣的事也發生在我們身上：待辦清單超載、桌面堆滿文件、電話響不停、訪客接連走進辦公室——所有需求一起出現時，多數人會被凍結

馬克斯威爾分享部屬 Sheryl 的故事：當他協助她把所有任務列出來、依序排好優先順序，她臉上立刻出現如釋重負的表情。排序本身就能釋放壓力。

把小事看得太重，會引發大問題#

1971 年 12 月 29 日，東方航空（Eastern Airlines）401 班機從紐約飛往邁阿密。降落時，起落架指示燈未亮起。三位資深飛行員一起鑽研這個指示燈問題，飛機進入盤旋模式並由自動駕駛接管。十秒鐘後，他們才發現飛機高度不斷下降——隨即墜入沼澤，超過一百人罹難。事後查明，真正的問題只是一顆壞掉的燈泡。

Robert J. McKain 的話：「大多數重大目標未能達成，都是因為我們把次要的事情做在第一順位。」

把每件事都當第一優先，等於沒有第一優先#

• 一個搬到牧場的家庭，因為每個成員都要把自己想取的牧場名加進去，最終決定叫「Flying Lazy Y-W-Bar-J Suzy-Q Ranch」
• 結果牧場沒養成牛——「沒有一頭牛活過烙印」

當你說每件事都是高優先，等同你不願意（或無能力）做決定。

有時候要靠危機，人才會重新排序#

1912 年鐵達尼號（Titanic）沉沒當晚，一位女士被允許在三分鐘內回房間取一樣東西。她衝過走廊時，對地上散落的金錢和首飾視而不見，回到房間後也忽略了自己的珠寶——她抓了三顆橘子。幾小時前，她不會用一條最廉價的項鍊去換一車橘子；但是命運的處境改變了她的優先順序。

五個優先順序原則#

不要等悲劇來重排你的優先順序。今天就主動運用以下五個原則：

工作得更聰明，比工作得更賣力回報更高#

• 卡夫卡（Franz Kafka）：「生產力，就是能做你以前做不到的事。」
• 愛因斯坦（Albert Einstein）的瘋狂定義：用同樣的方法重複做，卻期待不同的結果
• 行銷專家 Dan Kennedy：「有紀律地利用別人浪費掉的時間，就能拉開差距。」

你不能擁有一切#

馬克斯威爾的兒子 Joel 小時候每次進商店，他都得告訴他「你不能全都拿」——這對成人也一樣適用。

在勃朗峰（Mont Blanc）的故事裡，法國嚮導叮嚀登山者：「你只能帶必需品。」一名年輕英國人偏不聽，背了毛毯、起司、紅酒、相機鏡頭、巧克力。沿途其他登山者陸續發現他丟下的物品——毛毯、紅酒、起司、相機、巧克力——當他們抵達山頂時，那名英國人也在，因為他學會了沿途丟下不必要的東西。

詩人 William H. Hinson：

只追求一件事的人， 還能在生命結束前希望達成它； 但凡事皆求的人， 不論播下什麼， 都將收穫滿地荒蕪的悔恨。

「好」永遠是「最好」的敵人#

最難做的選擇，不是「好 vs 壞」，而是「兩個都好」之間如何取捨。

一位燈塔守護員每月領取一桶燈油。當地居民陸續來向他借油——一位老婦人取暖、一位父親提燈尋子、一個工人保住機台運作——每個請求都是好的，他也都答應了。

月底時油耗盡，當晚一艘船在風暴中觸礁失事，多人罹難。

調查官員只說了一句話：「油是給你的，只為一個目的——保持那盞燈亮著。」

成功與忙碌之後，你會經常面臨「兩個都好」的抉擇——記得有時候必須為了「最好」犧牲「好」。

主動 > 被動（Proactive beats reactive）#

你可以選擇，也可以承受失去。

主動 = 選擇；被動 = 失去。

想知道主動的威力？想想你休假前那一週——通常是工作中最高效的時間。為什麼？因為你有清楚的優先順序，加上強硬的截止期限。

重要 > 緊急#

依「重要程度 × 緊急程度」分四象限處理：

• 高重要 × 高緊急：第一順位，立即動手
• 高重要 × 低緊急：設定截止日，融入日常作息
• 低重要 × 高緊急：用最快、最少投入的方式完成；可能就委派出去
• 低重要 × 低緊急：能刪則刪、能委派則委派；若一定要做，每週固定排一小時，但絕不能放在精華時段

「凡事皆可的人生，最後將是凡事不順的人生。」

主動排序工具 #1：帕雷托法則（Pareto Principle）#

也就是 80/20 法則——以義大利經濟學家 Vilfredo Pareto 命名。

20% 的優先事項會帶來 80% 的成果——前提是你把時間、精力、金錢和人力投在最頂端的 20%。

馬克斯威爾觀察到的常見實例：

• 時間：20% 的時間產生 80% 的結果
• 諮商：20% 的人佔用 80% 的時間
• 產品：20% 的產品帶來 80% 的利潤
• 書籍：20% 的內容包含 80% 的精華
• 演講：20% 的內容創造 80% 的影響
• 捐款：20% 的捐款人貢獻 80% 的金額
• 領導：20% 的人做了 80% 的決策
• 野餐：20% 的人吃掉 80% 的食物

對領袖來說，最關鍵的應用就在「人」上——團隊中前 20% 的人扛起最大的責任，但需要你最少的時間；底端 20% 反而吸走最多時間。真正該投資的，是頂端那 20%。

實踐方法：

• 找出在產出上屬於前 20% 的人
• 用 80% 的「人時」陪伴這 20%
• 用 80% 的人才培育預算投資他們
• 幫助他們找出他們自己的前 20% 任務，並讓他們把 80% 時間花在上面
• 允許他們把另外 80% 的事務委派出去
• 請這 20% 在工作中訓練下一個 20%

主動排序工具 #2：三個 R#

從三萬呎高空俯瞰自己的人生，問三個以「R」開頭的問題：

Requirement（必要）— 「我必須做的是什麼？」#

每個角色都有不可推卸的責任。馬克斯威爾接掌聖地牙哥 Skyline Church 時，第一件事就是問董事會：「有什麼是只有我能做、無法委派給任何人的？」討論兩小時後得到三件事：

• 大多數主日的主要傳講者
• 教會異象的承載者
• 維持自己的個人正直

領袖可以放掉任何事，唯獨不能放掉最終責任。

Return（回報）— 「什麼能帶給我最大回報？」#

「活動不等於成就，生產力才是。」

問問自己：

• 別人經常稱讚我什麼？
• 同事最常請我承擔什麼？
• 我做什麼會帶來最大正面影響或最多營收？

馬克斯威爾自己的甜蜜點（sweet spot）：溝通、寫作、領導。

Reward（獎賞）— 「什麼讓我感到最有意義？」#

人生太短，不能不享受。

找一件你愛到願意免費去做的事，然後把它做到別人樂意付錢請你做。當你心裡想著「我為此而生」，你就走在對的路上。

三個 R 的長期目標：把「必須做、做得好、樂意做」三件事疊在一起。一旦疊合，你的職涯優先順序就到位，會擁有一個既高產又滿足的人生。

主動排序工具 #3：給人生留出餘裕（Margin）#

馬克斯威爾多年來練習：每月最後一週花幾小時把下個月的時程逐時段排好。但他發現——如果不刻意創造餘裕，永遠不會有餘裕。這是 Parkinson’s law（帕金森定律）：工作會自動擴張，把可用時間填滿。

醫師作家 Richard Swenson 在《Margin》書中：

「**Margin 是負擔（load）與極限（limits）之間的空間。**它是必要之外尚存的份量、為突發狀況預留的餘裕；是休息與精疲力盡之間的差距，是順暢呼吸與窒息之間的距離。Margin 是過載的反面。」

為什麼領袖需要 Margin？#

Margin 提升自我覺察#

情緒智商（EQ）是辨識並理解自己與他人情緒、進而管理行為與關係的能力。TalentSmart 對超過一百萬人測試後發現，90% 的頂尖工作者 EQ 高分。EQ 的根本是「自我覺察」——而自我覺察只能在獨處與反思的時段培養。

Margin 給你必要的思考時間#

Chick-fil-A 創辦人 Truett Cathy 說：「我們得先成為思想領袖（thought leaders），才能成為市場執行者（market doers）。」

如果你從早到晚都在跑下一個會議、下一個任務，你永遠不會成為更好的思考者。反思需要的是大塊白板時間，不是會議與會議間的零碎縫隙。

Margin 讓能量可以恢復#

The Energy Project 創辦人 Tony Schwartz 在《紐約時報》撰文：「最弔詭的是——想做更多事，最好的方法是花更多時間做更少。」研究顯示，白天的運動、午後短盹、更長的睡眠、離開辦公室、更長更頻繁的假期，都能提升生產力、表現與健康。人類本來就不是設計來持續高耗能輸出的，而是「消耗能量、恢復能量」交替進行。

如何創造餘裕#

持續評估與淘汰#

馬克斯威爾隨時都在尋找把生活簡化的方法。任何不在三 R 之內的事，他都會委派或丟掉，並用 80/20 法則持續精簡。試著問自己：

• 我擁有的東西中，哪 20% 帶給我最大價值？
• 80% 的時間我都在穿哪 20% 的衣服？
• 哪 20% 的休閒活動讓我得到 80% 的快樂？
• 哪 20% 的親近朋友讓我最快樂？

把焦點放在這些「高效區」，其餘地方努力創造餘裕——送掉、丟掉、減少複雜度。

為行事曆守住 20% 的白板時間#

馬克斯威爾的目標：永遠保留 20% 行事曆是空白的。

換算下來：

• 每天：在 16 小時清醒時間中，留下 3 小時 12 分鐘
• 每週：留下大約 22.5 小時不排行程
• 每月：留下 6 天完全空檔
• 每年：72 天完全不排

這違反多數人的直覺，也與多數企業文化牴觸（超過三分之一的員工經常在辦公桌上吃午餐，超過一半假設假期裡仍會工作）。但若不刻意這麼做，就維持不了你的優先順序。

「優先順序永遠不會自己定下來（Priorities never stay put）。」需要日復一日、年復一年地檢視並重排。

把優先排序內化的應用練習#

擁抱五個優先原則#

針對自己過去未依優先排序而活的領域，做一次回答：

1. 哪裡需要工作得更聰明，而不是更賣力？
2. 我必須改變什麼，才能停止「全都要」？
3. 我可以放下哪些「好」事，去做「最好」的事？
4. 我必須做什麼，才能變得更主動而非被動？
5. 我可以怎樣停止做那些「緊急但不重要」的事？

Pareto 練習表（人才版本）#

1. 列出團隊中所有人的名字
2. 在每個名字旁標上 a/b/c：
   • a：這個人離開或反對我，會決定團隊成敗，重大衝擊我們的成效（Bill Hybels 形容：光想到要失去他，你就想吐）
   • b：會負面影響成效，但不會擊垮團隊
   • c：不影響團隊，甚至離開反而更好
3. 將 a 級依重要性排序，再排 b 級、c 級
4. 標出前 20%（5 人選 1 人；10 人選 2 人；20 人選 4 人）
5. 另外列出 2–5 個方法，可以為這些頂端人物加值並培育他們
6. 對於 c 級的人，若有權限，幫他們找一個更適合的位置

三個 R 練習表#

把所有的責任列出，依以下三欄評分（3=高、2=中、1=低）：

• Requirement（必要性）
• Return（回報）
• Reward（獎賞）

把三欄分數加總，據此重排優先順序。檢查你的日常活動是否與這份排序一致；若不確定，找願意誠實的家人、朋友或同事討論。最後寫下一份行動計畫，重新對齊你的人生與優先順序。

Margin Call（餘裕盤點）#

打開行事曆，計算一下空白比例：

• 不到 20% → 開始砍行程
• 完全沒有用行事曆 → 今天起開始用，你的優先順序問題類型不一樣

依本章前面的工作成果作為刪減依據。