收尾的目的是持續改進回顧本身、反思這場回顧發生了什麼、表達感謝。其他章節的活動(Satisfaction Histogram、Team Radar、Learning Matrix、Short Subjects)、四步 debrief 法以及附錄 B 的方法都可以調整為收尾活動使用。

Activity: +/Delta#

對「回顧本身」做一次回顧,找出該保留的優點與該調整的部分。

用途與時機#

  • 適用:Iteration、發版、專案回顧的收尾
  • 時間:10 至 20 分鐘

流程#

  1. 開場:「在結束前,我們來找出下次回顧要保留什麼、要改變什麼。」
  2. 在 flip chart 畫一個 T 字,左寫 +、右寫 Delta,宣布 5 至 15 分鐘的 timebox
  3. 邀請大家喊出,逐字記錄。停下後等幾秒——往往最好的點子在沉默之後才冒出來
  4. 感謝大家坦率的回饋,比對近幾次的清單看是否有模式

為何用 Delta 而非「壞處」#

Delta 是希臘字母「改變」的符號。+/Delta 不問「哪裡好/哪裡不好」,而問「未來該保留什麼/改變什麼」,把焦點從評判轉向未來。引導者通常在會後已經很累,這種設計能保護回饋的有用性又不帶責備感。

Figure 8.1: +/Delta is a simple way to improve your retrospectives.

限制回饋量#

一張 flip chart 的 T 形結構就是天然的容量上限——左右兩邊寫到底就停。團隊有更多想說的會在私下找你或下次再講。引導者一次只需要消化一兩個改進點,就如同團隊每個 Iteration 只挑一兩個實驗一樣。

Activity: Appreciations#

讓成員看見並感謝彼此,在正向氛圍中結束回顧。

用途與時機#

  • 適用:Iteration、發版、專案回顧的收尾
  • 時間:5 至 30 分鐘

流程#

  1. 開場:「結束前,我們花一點時間注意並感謝在這場 Iteration / 發版 / 專案中其他人的貢獻。」
  2. 引導者先示範——挑一個你能誠心對話的人,說:「[姓名],我感謝你做了 **_**。」可加一句對你的影響
  3. 坐下、等待。會有人接續。慢下來時,留給沉默——有些人需要時間醞釀
  4. 大約 1 分鐘無人發聲就結束

注意事項#

Appreciations 是自願的。

範例#

某次工作坊,一位主管說「我們的開發者不會接受這套,他們是工程師,反正他們知道我們感謝他們。」這位主管沒注意到工程師在搖頭。事實上每次使用 Appreciations,大家都會做出真誠的感謝,被感謝者的眼睛會發亮。曾有團隊在回顧後只做了一件事:「在每週會議中加入 Appreciations」——結果改變了彼此的相處方式:仍會意見不同,但彼此珍視,難關就更好過。

Activity: Temperature Reading#

Virginia Satir 提出的「五元素溫度測量」——讓團隊談論平常被忽略的層面,包括感謝、新資訊、疑問、抱怨與建議、希望與願望。

用途與時機#

  • 適用:Iteration 回顧的設定場景或收尾
  • 時間:10 至 30 分鐘

五個元素#

  • Appreciations(感謝):注意他人對團隊的貢獻
  • New Information(新資訊):分享可能對團隊有用的資訊
  • Puzzles(疑問):我們不懂但好奇的事——疑問不一定有答案
  • Complaints with Recommendations(帶建議的抱怨):點出想看到不同的地方,並附上建議
  • Hopes and Wishes(希望與願望):對回顧本身或回顧之後的期望

流程#

  1. 開場:「來看看我們的團隊現在的狀態。每個區塊都可以貢獻,自願參與。目的是聆聽彼此,所以不要評論他人的發言。」
  2. 指向海報,逐一介紹五個元素,先示範一個 Appreciation
  3. 每個區塊間留出停頓
  4. 把疑問、帶建議的抱怨記到 flip chart

Figure 8.2: The Elements of Temperature Reading. Temperature Reading allows people to include aspects of group life that are usually ignored: appreciations, puzzles, and hopes and wishes.

帶領技巧#

學會「默數」是這個活動的訣竅。多數人不熟此格式,需要時間。引導者邀請的眼神配上心中默數,能讓場上自然產生空間。

  • 示範完 Appreciation 後,默數到 75(通常數到 30 就有人發聲)
  • 若沒人發聲就移到下一段
  • 後續每段沉默用默數 20 等待
  • 團隊熟練後就不必默數,他們會主動接話

Activity: Helped, Hindered, Hypothesis#

收集對「引導者本人」的回饋,幫助提升技巧與流程。

用途與時機#

  • 適用:Iteration 或發版回顧的收尾
  • 時間:5 至 10 分鐘
  • 準備:三張 flip chart,分別寫 HelpedHinderedHypothesis

流程#

  1. 展示三張 chart,發便利貼:「請幫我成為更好的引導者。三張紙分別代表:本次回顧中哪些幫助你們做團隊思考與學習、哪些阻礙、以及對未來回顧的假設(你猜我可以做什麼不同)」
  2. 寫完便利貼後簽上名字縮寫貼到對應 chart
  3. 感謝團隊,並詢問是否能在後續對細節有疑問時聯絡他們

範例#

某團隊在 HHH 中發現:約一半的人想要更多個人活動、另一半想要更多配對/小組活動。後續討論不僅影響回顧設計,也讓他們把每週中段一小時的散漫狀態會議,改為每天 15 分鐘的聚焦站立會議——更貼合兩種偏好。

Activity: Return on Time Invested (ROTI)#

由 Bill Smith 提出,用於評估會議時間是否值得投入。

用途與時機#

  • 適用:Iteration 或發版回顧的收尾,也可用於任何會議
  • 時間:10 分鐘
  • 準備:兩張 flip chart——一張寫評分標準、一張用於計票

評分尺度#

分數意義
0完全沒有收穫
1收穫低於投入時間
2收穫等同於投入時間(break even)
3收穫高於投入時間
4收穫遠高於投入時間

可能的回顧效益類型#

  • 決策:產出推進團隊的決定
  • 資訊分享:取得有用的資訊或解答
  • 問題解決:陳述並解決問題、找出替代方案、選定行動

流程#

  1. 展示兩張 chart,討論可能的效益類型
  2. 圍圈逐一說出自己的分數,引導者以記號計票
  3. 評分 ≥ 2 的人說明他們得到什麼好處
  4. 評分 0 或 1 的人說明他們想要而沒得到的
  5. 即使大多打 3 至 4,也要請整體說「保留/改變」哪些流程,並感謝大家協助改進

Figure 8.3: An example of an ROTI chart. Examining the return on their time invested in retrospectives helps the team make wiser decisions about how they allocate time.

Figure 8.4: A sample tally for the ROTI activity. This team finds the retrospectives worthwhile.

注意事項#

不要假設 0 分代表你做得差——可能是當事人被外部因素干擾。用問題去理解分數背後的想法與感受。

多數成員覺得至少 break even 就值得,仍可問追問題以持續改進。曾有評分高的團隊在被追問後找到了更好的會議室。