Ernani Marques da Silva, MBA, PMP, PgMP — Mairipora, Sao Paulo, Brazil
採購現成軟體的誘惑#
購買現成軟體（ready-made software）已成為現代組織的普遍選擇。優點顯而易見：
- 縮短開發與導入時間
- 直接獲取供應商的技術積累與 know-how
- 讓組織聚焦在核心業務而非軟體開發
然而，每個組織都有自己的流程、政策與既有系統（legacy software），新軟體往往需要客製化才能符合公司需求，並與現有系統整合。
注意： 問題最常在測試階段浮現：當合約已簽、專案計畫已核准、甚至軟體已開始導入，才發現功能與預期不符，或客製化需求遠超出估算。此時修改的代價將成倍增加。
合約簽署前的必要步驟#
在做出採購決定前，應嚴格執行以下流程：
- 準備詳細需求清單（Checklist）：明列公司對軟體的所有功能與技術需求
- 實地查訪供應商：親赴現場並撰寫盡職調查報告（Due Diligence Report）
- 製作供應商評估報告（Vendor Evaluation Report）：包含測試案例（Test Cases）與測試計畫（Test Plan）
- 完整執行測試：確保測試案例已執行完畢並有文件記錄
- 合約簽署前完成測試計畫驗證：所有功能差距（gaps）及彌補方案，應由雙方共同確認並書面核可
關鍵： 花時間在採購前做徹底驗證，遠比在導入後處理問題划算。前期投入的時間是預防性的投資，不是浪費。
功能落差的處理#
完成上述流程後，你將清楚掌握：
- 應選購哪套軟體
- 客製化所需的預估時間
- 實際相關成本
技巧： 無論是知名大廠還是新興供應商，無論是影響輕微的桌面應用程式還是關鍵的伺服器端系統，都應一視同仁地執行完整的採購前評估流程。不要因為供應商名氣大就省略驗證步驟。
先識別真實需求、深入研究候選軟體的功能與技術細節，才能在採購現成軟體時真正節省時間與金錢。