Kathy MacDougall — Erie, Colorado, USA
軟體改變的不只是流程#
新軟體會改變人們的工作方式。這對組織而言可能是好事，但對實際使用的員工來說，改變並不總是受歡迎的。說穿了：如果人們不願意使用你的新軟體，那就是一場巨大的時間與金錢浪費。
胡蘿蔔勝過棍子#
在推動工作方式改變時，獎勵（胡蘿蔔）遠比懲罰（棍子）有效。即便強迫使用者採用新系統，若他們無法理解和掌握其帶來的明顯好處，他們仍會想方設法避免使用它。
因此，專案經理必須：
- 理解這項改變對相關人員的影響
- 制定變革管理計畫，幫助這些人接受改變
重點： 變革管理（change management）的重要性不可低估，應在專案早期就列為專案經理的核心關注點。
理解影響的具體做法#
記錄現行流程#
首先，詳細記錄所有現行（as is）流程——涉及新軟體的所有工作，包含每日任務的流程圖以及資料的輸入輸出。
分析改變後的差異#
記錄新軟體上線後這些流程將如何改變。坦誠地與目標使用者溝通，討論改變對他們工作的影響。
- 仔細傾聽
- 評估每個功能改變的影響與成本
- 根據評估結果調整軟體設計
確保改變對目標使用者及其管理者來說是可接受的。
讓管理層成為改變的推手#
技巧： 儘早讓使用者所屬部門的管理層參與進來，並保持持續互動。他們是推動改變的關鍵人物，能透過激勵或要求的方式促使終端使用者做出轉換，也是排除障礙、解決上線問題的寶貴夥伴。
在制定變革計畫時，讓管理層協助建立，至少確保他們對以下事項全力支持：
- 理念與實施方案
- 培訓方式與時程
認真聆聽他們提出的反對意見或對特定方式的警告。
注意： 忽視管理層的顧慮，往往導致上線時阻力倍增，甚至讓整個推廣計畫功虧一簣。
變革計畫的核心要素#
制定計畫時，確認並排入以下活動：
- 上線前所需的培訓項目
- 團隊建設活動
- 確保所有關鍵利害關係人真正買單的溝通步驟
扎實的前期規劃能讓系統過渡更順暢，為長期採用奠定基礎，也大幅提高新系統被持續使用的機會。