William J. Mills — Castro Valley, California, USA

會議的代價#

太多本可做更有生產力事情的人，被困在偏離目的、超時、或根本不需要全員到場的會議裡。身為軟體專案經理，你的職責是讓有特定目的的會議只邀請真正需要的人參加。

七個常見的會議陷阱#

閒聊佔用時間#

會議開始前的非正式交流有其價值，但不應佔用正式會議時間。請提醒習慣在會議中閒話家常的與會者，提前幾分鐘到場或在會後另行交流。

沒有清晰的議程#

「進來、完成、離開」應是每次會議的基本原則。事先發布清晰的議程，確保討論主題與所有與會者都相關。

技巧： 若議題只與部分人相關，就不要讓全員等候。讓不相關的人回去工作，寫程式的時間比聽無關討論更有價值。

在會議中深陷細節#

風險或阻礙值得被提出，但解決方案不應在全體會議中逐行推敲。一旦工程師開始討論具體實作細節，立刻請他們留到會議結束後繼續，主會議繼續推進。

偏離主題#

當前會議有其明確目的。重要但不相關的議題出現時：

• 如果需要不同的與會者，排定另一場會議
• 如果可以，待主會議結束後處理
• 讓不需要留下的人回去工作

超時#

你要求開發者準時交付任務，會議也應如此。超時的會議是對每位與會者時間的浪費，也是對專案進度的直接傷害。

注意： 會議超時與要求開發者準時交付程式碼形成矛盾，會讓你喪失要求他人準時的道德立場。

過於頻繁#

若採用敏捷方法，簡短的每日站會是必要的。若非如此，確認每次會議所收集的資訊是否真的無法透過其他方式取得，再決定是否召開。

縱容長篇大論#

作為會議主持人，你有責任管理發言節奏。面對滔滔不絕的與會者，使用非語言的「停止」手勢（掌心朝向發言者），並微笑說：「你的觀點很有價值，但為了顧及時間，我們需要繼續進行。」

重點： 團隊成員可能因為你是領導者而不敢指出會議效率低落的問題。因此，你必須主動審視並改善自己的會議主持方式，而不是等待他人反映。